Conforme discorreremos adiante, quando da abertura, alteração ou encerramento de uma empresa, vários são os aspectos legais trabalhistas ou previdenciários que devem ser observados e que, muitas vezes, são desconhecidos pelos que estão ingressando ou até mesmo já atuam como empresários.
Destarte, para que não incorram em equívocos que possam comprometer a “vida” ou o sucesso da empresa é importante que os empresários, caso não tenham o domínio das necessidades, procurem orientações de profissionais capacitados para que as obrigações estabelecidas pela legislação sejam atendidas.
Com efeito, documentos e informações devem ser verificados, assim como avaliar os ativos e passivos da pessoa jurídica e verificar a existência de dívidas tributárias, trabalhistas e com credores, no caso de uma empresa já existente.
Outrossim, de acordo com o art. 966 do Código Civil, compreende-se como empresa a firma individual ou sociedade que assume o risco de atividade econômica urbana ou rural, com fins lucrativos ou não, bem como os órgãos e entidades da administração pública direta, indireta e fundacional.
Aspectos Trabalhistas e Previdenciários em Empresas
Inicialmente, quanto aos aspectos trabalhistas e previdenciários, consoante o art. 12 do Decreto 3.048/99, equiparam-se a empresa:
- O contribuinte individual, em relação ao segurado que lhe presta serviços;
- A associação ou a entidade de qualquer natureza ou finalidade, inclusive o condomínio;
- Cooperativa, conforme entendimento do inciso II, do § 4º do art. 3º da IN RFB 971/2009, e nos arts. 1.093 e seguintes da Lei 10.406/2002;
- A missão diplomática e a repartição consular de carreira estrangeiras;
- O operador portuário e o órgão gestor de mão de obra;
- e o proprietário do imóvel, o incorporador ou o dono de obra de construção civil, quando pessoa física, em relação a segurado que lhe presta serviços.
Formalização da Empresa
Todavia, antes da abertura de uma empresa é preciso elaborar de um cronograma de trabalho com o contador.
Para tanto, nem sempre é necessário pagar todo o serviço (serviços prestados e taxas) de uma única vez ao contador.
Isto é, pode haver um acordo de pagamento de parte do serviço e das taxas conforme as necessidades de cada atividade ou exigências dos órgãos públicos.
Ademais, diferentemente dos microempreendedores individuais que ganham o CNPJ na hora através de um simples cadastro na internet, as demais empresas levam até meses para ter toda a documentação regularizada, dependendo do tipo de atividade e dos requisitos legais que estas atividades irão exigir.
Outrossim, o cronograma para a abertura da empresa pode envolver normalmente os seguintes procedimentos:
- Definição da razão social, endereço, o CNAE, quadro societário e o tipo de tributação exigida por lei;
- Elaboração do contrato social para registro perante a Junta Comercial e Receita Federal;
- Providenciar o Certificado Digital (a maioria das empresas devem se utilizar do certificado para o recolhimento dos impostos ou para emitir certidões perante os órgãos federais);
- Alvará de funcionamento (cada município pode ter regras próprias para emissão do alvará);
- Nota fiscal eletrônica;
Matrícula da Empresa
A Pessoa Jurídica deverá proceder a inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas do Ministério da Fazenda (CNPJ/MF), para empresas ou entidades equiparadas.
Para tanto, deve ser obrigada à inscrição ou o Cadastro Nacional de Obras (CNO), para obras de construção civil.
Com efeito, ao realizar este procedimento, a empresa estará automaticamente matriculada no INSS.
Ainda, as empresas que não estejam sujeitas à inscrição no CNPJ, deverão proceder à sua matrícula perante o INSS.
Isto deverá ocorrer no prazo de 30 dias contados da data do início das suas atividades, do início da obra, da comercialização da produção rural ou da contratação de trabalhador.
A matrícula deverá ser feita, conforme o caso, por meio do preenchimento do formulário “Concessão de Matrícula CEI”.
Tata-se do documento hábil pelo qual o INSS pode realizar as inclusões, alterações e exclusões no Cadastro de Empresas do INSS.
Além disso, a identificação da empresa dar-se-á pelo certificado de matrícula, com número cadastral básico de caráter permanente (Cadastro Específico do INSS – CEI).
Por fim, a matrícula da empresa poderá ser efetuada de ofício, quando o contribuinte não regularizou a sua inscrição no CNPJ ou CEI, conforme o caso.
Neste caso, a matrícula é efetuada pelo Posto de Arrecadação e Fiscalização, com base nas informações prestadas pela fiscalização, respeitada sua vinculação ao CNPJ ou CEI.
