O sistema do e-Social já é de conhecimento de todos os empreendedores, sejam eles microempresários ou proprietários de empresas multinacionais. Sabem também que existem inúmeras normas que devem ser seguidas, principalmente no que se refere a área trabalhista e previdenciária. Por isso que hoje, vamos indicar como usar o sistema e-Social.
Para utilização no sistema e-Social vai exigir das empresas que seja feito um grande esforço em todos os setores, além de revisar os processos, visando cumprir a legislação. Sabemos que essa tarefa não é simples e nem rápida de ser resolvida, por ser necessário que a empresa se mobilize em todas as áreas para atender as normas.
O que é o sistema e-Social?
O sistema e-Social utilizará o que há de mais moderno para cumprir as obrigações na empresa, e assim unificar a emissão dos dados fiscais, previdenciários e trabalhistas, de maneira integralmente digital.
Sabemos do desafio que é implantar o sistema e-Social nas empresas por envolver, além de vários órgãos federais, a totalidade da empresa, bem como seus funcionários.
Sendo assim, esse sistema permite agrupar todas as informações em um único local, que todos os envolvidos possam visualizar e monitorar. A intenção do e-Social é promover a confiança, a transparência e o controle das informações emitidas para a Receita Federal.
Para as empresas, o e-Social exige que faça uma revisão completa nos setores de recursos humanos, administração de pessoas, segurança no trabalho, departamento jurídico e tributação. Uma vez que, todas as informações ficarão expostas.
Como usar o sistema e-Social?
Para utilizar o sistema, e assim transmitir todos os dados dos colaboradores, exige da empresa muita organização. Portanto, antes de iniciar com a inserção dos dados é preciso:
- elaborar atualização da documentação dos funcionários;
- obter um certificado digital;
- constatar que os arquivos são compatíveis.
Na sequência acesse o portal do e-Social, utilizando o login no site gov.br. E o primeiro passo é realizar o cadastramento da empresa.
O sistema funciona a partir de eventos do e-Social, o qual é em número de 4:
- Evento inicial: possibilita o cadastramento de cada trabalhador, via informações administrativas e fiscais. Todas as informações dadas agora irão fazer parte da base de cadastro da empresa;
- evento de tabela: deve preencher logo após o evento inicial. Neste evento informam as funções, horários, turnos de trabalho, rubricas, etc.;
- evento periódico: são todos aqueles eventos que possuem datas fixas para enviar as informações;
- evento não periódico: são aqueles que não possuem data prefixada para a sua ocorrência. Exemplo disso são admissões, demissões, afastamentos e até mesmo alteração salarial.
Quais os cuidados que a empresa precisa ter ao utilizar o e-Social?
O sistema do e-Social, após implantado na empresa, facilita a rotina e o cumprimento das obrigações principalmente tributárias e previdenciárias. Mesmo assim é preciso ter alguns cuidados como:
- Presença de inconsistências: tendo em vista que no lançamento das informações dos trabalhadores existem muitos dados a implementar, é necessário que a empresa, fique atenta para cumprir as leis trabalhistas. Muitas vezes, esse fato ocorre pela falta de conhecimento da legislação, e, em muitos casos, para realizar sonegação fiscal;
- regras específicas dos contratos de estágio: todo estagiário necessita de monitoramento realizado por um profissional específico, que terá a responsabilidade sobre si, de desenvolver este futuro empregado;
- informações sobre segurança e saúde no trabalho: todos os laudos técnicos precisam passar pelas normas definidas pelo Ministério do Trabalho, envolve muitos documentos, que deve providenciar previamente.
Quais são as vantagens de utilização do e-Social nas empresas?
Entre as vantagens de utilizar o sistema na empresa tem-se:
- Informações unificadas sobre os empregados;
- Facilidade do governo em monitorar o comprimento dos direitos trabalhistas sejam;
- Diminuição da burocracia, reduzindo o preenchimento de formulários.
Quais são as desvantagens da implantação do e-Social nas empresas?
Entre as desvantagens de implantação do sistema na empresa tem-se, principalmente:
- Realizar a implantação das informações, e assim, passar do analógico para o digital, o que é desafiador;
- Realizar ajustes e adaptações no sistema, cumprindo cronograma de envio e prazo, para evitar as multas.
Acredita-se que o e-Social veio para ficar, e as empresas precisam se adaptar a este sistema, ao ser o único que unifica todos os processos.
Pode ser difícil no começo, mas com o tempo, as pessoas já se habituam a sua utilização.
