Para efetuar o registro de empregados, em observância às exigências legais relativas ao contrato de trabalho, as empresas poderão adotar sistema informatizado que garanta a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações.
É sobre isso que discorreremos no presente artigo.
Proibições e Exigências
Inicialmente, é proibido ao empregador que, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação.
Especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste, exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez.
Além disso, os registros de empregados, devidamente atualizados, deverão obedecer à numeração sequencial, por estabelecimento.
O empregador poderá adotar controle único e centralizado do registro de empregados, desde que os empregados portem cartão de identificação contendo seu nome completo, número de inscrição no PIS/PASEP, horário de trabalho e cargo ou função.
Da mesma forma, o registro de empregados de prestadores de serviços poderá permanecer na sede da contratada, desde que atendas as condições especificadas no item anterior.
Prazo de Exibição e Garantia das Informações
Por sua vez, a exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de 2 (dois) a 8 (oito) dias segundo determinação do Auditor Fiscal do Trabalho.
Ademais, o empregador que optar pelo sistema informatizado, além de garantir a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações, deverá também:
I – manter registro individual em relação a cada empregado;
II – manter registro original por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
III – assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista, por meio de tela, impressão de relatório ou meio magnético às informações contidas nos módulos.
Por fim, o sistema deverá conter rotinas autoexplicativas para facilitar o acesso e o conhecimento dos dados registrados pela fiscalização trabalhista.
Operacionalização e Disponibilização das Informações
A operacionalização do sistema e a disponibilização das informações à fiscalização, é de responsabilidade do empregador, o qual deverá obedecer alguns critérios:
- As informações e relatórios deverão conter data e hora do lançamento, atestada a sua veracidade por meio de rubrica e identificação do empregador ou de seu representante legal nos documentos impressos;
- O sistema deverá possibilitar à fiscalização o acesso às informações e dados dos últimos doze meses;
- As informações anteriores a doze meses poderão ser apresentadas no prazo de dois a oito dias via terminal de vídeo ou relatório ou por meio magnético, a critério do Auditor Fiscal do Trabalho.
Anotações na CTPS e Ficha Cadastral
Além disso, o empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:
I – data de admissão;
II – remuneração; e
III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.
As demais anotações deverão ser realizadas nas oportunidades mencionadas no art. 29 da CLT.
De outro lado, o registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:
I – nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social – PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP;
IV – data de admissão;
V – cargo e função;
VI – remuneração;
VII – jornada de trabalho;
VIII – férias; e
IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Formas de Anotações ou Atualizações
As anotações poderão ser feitas mediante o uso de carimbo ou etiqueta gomada, bem como de qualquer meio mecânico ou eletrônico de impressão, desde que autorizado pelo empregador ou seu representante legal.
Afinal, o empregador poderá adotar ficha de anotações, exceto quanto às datas de admissão e de extinção do contrato de trabalho, que deverão ser anotadas na própria CTPS.
Ademais, o empregado poderá, a qualquer tempo, solicitar a atualização e o fornecimento, impressos, de dados constantes na ficha de anotações.
Ainda, as anotações deverão ser feitas sem abreviaturas, ressalvando-se, ao final de cada assentamento, as emendas, entrelinhas, rasuras ou qualquer circunstância que possa gerar dúvida.
Por fim, é vedado ao empregador efetuar anotações que possam causar dano à imagem do trabalhador.
Sobretudo, referentes a sexo ou sexualidade, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, idade, condição de autor em reclamações trabalhistas, saúde e desempenho profissional ou comportamento.
