Conseguir manter as prioridades em dias com muitas reuniões requer muito jogo de cintura e organização. Infelizmente, nem sempre podemos prever a quantidade de reuniões “urgentes” e importantes que os nossos gestores podem solicitar de uma hora para outra.
Porém, podemos organizar a nossa rotina daquele dia com base em nossas metas, prioridades e organização de fato. Quer saber como? Acompanhe este conteúdo até o fim!
Como manter as prioridades em dias com muitas reuniões?
Você precisa manter a sua inteligência emocional para também manter as prioridades em dias com muitas reuniões. Afinal, quando percebemos que o dia vai ser “mais curto” do que imaginávamos, a ansiedade e o estresse podem começar a operar.
Saber reconhecer esses sinais será um passo fundamental para lidar com todas as atividades que devem ser concluídas. Veja como:
1. Aprenda a dizer não para as reuniões desnecessárias
Comece a dizer “não” para as reuniões que não têm sentido. Não é porque uma reunião foi solicitada que ela realmente deve acontecer. Quando você criar consciência disso, perceberá que muitas reuniões poderiam ser resolvidas em um e-mail – e não em uma hora de conversa sem foco e sem sentido.
Fique atento a isso! Se perceber que determinado tipo de reunião não vai agregar em nada, seja franco e diga que prefira que as coisas sejam resolvidas por e-mail ou até mesmo mensagem de voz. Isso tirará uma série de reuniões desnecessárias da sua rotina que já é corrida.
2. Limite o tempo da reunião
Ao iniciar a reunião, limite o tempo dela para que todos os participantes saibam que há uma hora limite. Caso contrário, aqueles colaboradores que amam falar vão ficar falando, falando e falando, ocupando um tempo do seu dia – que poderia ser usado para cumprir outras prioridades.
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3. Tenha pautas bem estabelecidas
As suas pautas também precisam ser bem claras. Não fique “viajando” no que fala durante uma reunião. Faça apontamentos objetivos e concisos. Isso também instigará os outros a agir da mesma maneira. Logo, todo mundo terá as pautas para serem levantadas.
4. Use os intervalos para colocar a “mão na massa”
Use os intervalos entre uma reunião e outra para colocar a “mão na massa”. O tempo é curto? Então é necessário se esforçar para manter as prioridades em dias com muitas reuniões.
Você deve sempre anotar aonde parou no desenvolvimento de um projeto, para que a próxima pausa não seja muito demorada. Isto é, se você não anotar aonde parou e ir para outra reunião, ao retornar ao seu projeto poderá ter se esquecido do que fez por último e perderá preciosos minutos tentando entender o que aconteceu.
5. Delegue o que puder ser delegado
Delegue aquelas atividades que podem ser delegadas. Você não precisa abraçar o mundo! Se alguma tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não solicitar isso para “desafogar” a rotina?
Nunca deixe tarefas para cima da hora!
Lembre-se também de que deixar as tarefas para cima da hora é um grande erro. Às vezes, as reuniões podem sim atrapalhar a rotina, mas isso poderia ser resolvido com um cronograma mais equilibrado, uma vez que você não teria que correr sempre contra o tempo – e uma reunião não bagunçaria as coisas tanto assim.
Boa sorte!
