Conforme veremos a seguir, pagamentos feitos a empregados, a título de ressarcimento das despesas, decorrentes de utilização de veículo individual a serviço da empresa, podem ou não caracterizar natureza salarial.
Comprovação de Habitualidade e Incidência
Inicialmente, se o empregador pagar, habitualmente, a seus empregados o “reembolso de quilometragem”, sem a efetiva comprovação da despesa realizada, aquela verba paga passa a ter natureza salarial.
Isto porque, sem notas fiscais de combustíveis e manutenção de veículos, não restará comprovado o caráter de ressarcimento da despesa.
Além disso, caracterizado natureza salarial, a verba de “reembolso de quilometragem” terá todas as incidências trabalhistas, previdenciárias e tributárias, entre as quais:
- Salário – a verba deverá ser incluída para fins de apuração do 13º Salário, Férias, DSR, etc.;
- INSS – como salário, irá compor a base de cálculo do INSS, tanto a parte do empregado quanto do empregador;
- IRF – como rendimento, estará sujeita à tabela progressiva para desconto do imposto de renda;
- FGTS – como salário, irá compor a base de cálculo para recolhimento do FGTS do empregado.
Por exemplo, o ressarcimento das despesas para o empregado na locomoção do percurso residência-trabalho-residência ou reembolso de despesas realizadas em períodos de descanso nos finais de semana.
Neste caso, o reembolso poderá ser considerado salário utilidade.
Natureza Indenizatória
Ademais, quando, à vista dos documentos probatórios (notas fiscais), evidencia-se que os reembolsos de quilometragem estão sendo efetuados como simples ressarcimento das respectivas despesas, há de se configurar tal fato como de natureza indenizatória, e não salarial.
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Assim, sendo comprovadamente indenizatória o ressarcimento das despesas, não há que se falar em integração no salário, tampouco sobre incidências de 13º salário, férias, DSR, INSS, IRF, FGTS e etc.
Cálculo do Valor a ser Reembolsado
Como o próprio nome diz, trata-se do reembolso das despesas que o empregado teve na utilização do veículo para a execução de serviços externos relacionados aos assuntos da empresa.
Com efeito, este reembolso tem o objetivo de subsidiar as despesas com o veículo tais como abastecimento, manutenção, pneus, trocas de óleo, seguro, IPVA, taxas e outras despesas inerentes à execução do trabalho.
Ademais, a prática do reembolso é baseada no quilômetro rodado.
Isto é, multiplica-se o total da quilometragem percorrida durante a semana, quinzena ou mês pelo valor pago por quilômetro.
Além disso, o valor pago por quilômetro rodado pode variar de empresa para empresa ou de região para região.
Outrossim, estes são revisados periodicamente, com base nas variações, principalmente, do custo do combustível.
Via de regra, as empresas se utilizam da média de mercado como parâmetro para definir o valor interno.
Exemplo
Demonstraremos um cálculo tomando como base uma empresa hipotética que faz reembolso por quilômetro rodado, considerando os dados abaixo como parâmetros:
- veículos médios cujos valores estão na faixa de R$25.000,00 a R$35.000,00;
- valor (média de mercado) do litro de combustível (gasolina) considerando um rendimento médio de 10km por litro;
- despesas com manutenção equivalentes a 4,5% (quatro e meio por cento) ao ano do valor do veículo, considerando revisões, troca de óleo, troca de pneus, pastilhas de freio, filtros, lubrificantes, alinhamento, balanceamento, lavagens entre outros;
- troca de pneus a cada 50.000 km;
- despesas com IPVA, licenciamento anual e DPVAT que equivalem a 3% (três por cento) ao ano;
- quilometragem média rodada por ano de 27.000 km;
Considerando que o empregado tenha rodado 2.300 quilômetros em determinado mês, os reembolsos de despesas seriam os seguintes:
- Para o veículo de R$25.000,00 = R$1.426,00 (2.300 x R$0,62); e
- Para o veículo de R$35.000,00 = R$1.610,00 (2.300 x R$0,70).
