Saiba como automatizar atividades em sua empresa

A automatização de processos de negócios implica a utilização da tecnologia para agilizar as diversas fases do fluxo de trabalho, trocando atividades manuais por automatizadas. Por isso que hoje, vamos indicar como automatizar atividades em sua empresa.

Entenda os objetivos da automação

O objetivo final desta atitude é:

• aumento da eficiência;
• agilidade nos processos;
• aceleração de fases;
• redução da burocracia interna;
• aumento da produtividade do grupo;
• melhora na gestão do tempo;
• oportunidade da empresa realocar recursos financeiros.

Estas ações afetam o dia a dia dos colaboradores e as estratégias de captação de novos clientes.

É preciso investir em uma abrangente ferramenta de gerenciamento que se integra ao seu banco de dados e outras ferramentas essenciais do local de trabalho para tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente de maneira direta.

As empresas, especialmente aquelas que adotaram o modelo de home office ou trabalho híbrido, agora veem a automatização de processos como essencial para sua existência contínua. Neste artigo, discutiremos algumas maneiras de otimizar seu negócio nesse sentido.

Utilizando a automatização para acelerar o fluxo de trabalho

Os avanços em inteligência artificial na gestão, possibilitados pela tecnologia, estão mudando como trabalhamos e até criando novas oportunidades de trabalho.

Até 2030, mais de 30% da força de trabalho dos EUA precisará fazer uma mudança significativa na carreira ou atualização de habilidades. Isso equivale a mais de 375 milhões de empregados em todo o mundo.

Outro estudo da McKinsey descobriu que metade de todas as atividades dos colaboradores poderia ser automatizada usando tecnologias comprovadas que já existem hoje. No entanto, apenas 10% dessas atividades estão realmente sendo automatizadas a uma taxa de 90% ou mais.

Existem duas opções para automatizar fluxos de trabalho: desenvolver uma plataforma de automatização interna com seu departamento de TI ou optar por uma solução pré-existente.

Identificando o 1º cenário, tem uma advertência se o sistema que sua equipe de TI desenvolveu tiver falhas. Além disso, vários ajustes serão necessários com mais frequência, o que pode desacelerar o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que pode estar focando em outras demandas.

Ao utilizar uma plataforma pré-existente, tem o benefício de que ela já foi testada e aprovada por várias empresas.

Além disso, a ferramenta tem uma equipe dedicada dia e noite em suporte, melhorias, correções de bugs e desenvolvimento de novos recursos. Você encontrará uma variedade de recursos dentro do sistema, todos os quais podem ser adaptados ao fluxo de trabalho exclusivo da sua empresa.

Automatizar Procedimentos Financeiros

Se a intenção é automatizar seus processos financeiros, deve migrar para um ambiente digital hoje, por exemplo. Remova os registros de papel que aumentam a probabilidade de erros, perda de dados e perda de tempo se não forem absolutamente necessários.

Use um programa de contabilidade gratuito como o QuickBooks ou o ZeroPaper, e, dessa maneira, facilite o controle de suas finanças, organize-as e distribua relatórios financeiros.

Como automatizar as atividades em sua empresa neste momento de mudança digital?

Muitas as empresas já começaram o processo de mudança digital, utilizando tecnologias existentes ou criando as suas próprias para tornar seus negócios mais inovadores e aprimorar a experiência do cliente.

As fases da mudança digital nas empresas incluem pesquisas internas sobre quais partes do fluxo de trabalho são passíveis de automatização, identificação das aquisições necessárias e testes da ferramenta nas operações cotidianas.

Como resultado, a produtividade aumenta e a burocracia diminui; em outras palavras, toda a organização passa por uma mudança cultural e estrutural à medida que se apropria do resultado da mudança.

Aqui estão os três passos fundamentais para automatizar processos em seu negócio:

1º Passo: Inicie com atividades fáceis e repetitivas

As ações têm o potencial de aumentar a produtividade no curto prazo e otimizar a alocação dos recursos da equipe.  Assim, preencher um quadro de horários poderia ser mais bem gasto em outros projetos, como análise de KPI.

2º Passo: Faça treinamentos com a equipe

Todos na equipe devem entendem a nova abordagem e porque ela é tão crucial para os negócios, a fim de evitar soluços no fluxo de trabalho e falhas de comunicação.

Para tanto, realize os treinamentos necessários, para passar por este passo com facilidade.

3º Passo: Dê prioridade aos clientes

É preciso avaliar quais as atividades que terão mais impacto, e que trarão mais valor ao que você oferece aos seus clientes, pois uma experiência e um nível de serviço aprimorados aumentarão a probabilidade de eles permanecerem fiéis à sua marca.

Automatizar as atividades em sua empresa, pode ajudar a voltar a atenção de todos em seu interior, das atividades que são realmente necessárias e que exigem a presença de uma pessoa física. Exemplo disso, é o atendimento ao cliente.