Como manter o controle da agenda?
Sabemos que nem sempre é fácil manter o controle da agenda, mas é extremamente necessário. Afinal, a falta de controle pode resultar em atrasos, sobrecargas, falhas, e outros pontos que provocam efeitos negativos no dia a dia.
Por isso, trouxemos algumas recomendações que podem ser úteis para você. Esperamos lhe ajudar!
Como manter o controle da agenda?
Existem estratégias de organização que ajudam na hora de manter o controle da agenda. Abaixo listamos algumas ideias que poderão ser usadas por você nessa empreitada. Acompanhe e inspire-se no que fizer sentido:
1. Entenda que flexibilidade é importante
A flexibilidade é uma das peças-chave na hora de manter o controle da agenda. Se tornarmos a nossa agenda completamente rígida e presa em mil e um compromissos, corremos o risco de termos sérios problemas quando um imprevisto surge.
Por exemplo, se você tem 8 horas de trabalho por dia, e separa tarefas que ocupam totalmente essas 8 horas, sem pensar em pausas ou espaços para remanejar as demandas do dia, você pode ficar muito engessado. Nesse cenário, se ocorre um contratempo que consuma 1 hora e meia do seu dia, você já poderá perder o controle de tudo.
Por isso, divida bem as tarefas ao longo dos dias, sem sobrecarregar de um modo inflexível e sempre se preparando para os possíveis imprevistos.
2. O que puder ser adiantado, cria espaço no futuro
Se hoje sobrou algum tempo no seu dia de trabalho e há tarefas pequenas que devem ser concluídas no futuro, que tal adiantá-las? Cada tarefa, por menor que seja, que você concluir antes, oferecerá tempo para você no futuro.
Obviamente, não estamos falando de sobrecarregar o dia para acabar o máximo possível. Estamos falando de aproveitar o tempo de sobra para adiantar atividades que podem consumir tempo no futuro.
3. Delegue quando houver sobrecarga
Se perceber que está difícil manter o controle da agenda porque há uma sobrecarga de atividades, considere delegar. Nós não somos super-heróis que podem arcar com tudo. Devemos reconhecer nossos limites e buscar ajuda e apoio quando necessário.
4. Aprenda a dizer “não” quando for necessário
Assim como podemos delegar algumas tarefas para manter o controle da agenda, também podemos aprender a dizer “não” quando necessário.
Afinal, sabemos que algumas pessoas ainda têm dificuldades para negar algo, especialmente para o chefe. Porém, se você percebe que algo é impossível de ser concluído com qualidade, pois atrapalha a sua agenda, seja sincero.
Inclusive, vale solicitar um prazo maior de entrega, para assim aceitar com mais cuidado. Esse comportamento, além de ajudar a manter tudo sob controle, é um sinal de respeito ao outro, pois mostra que você não irá fazer as suas obrigações de qualquer jeito.
5. Anote os seus compromissos
Não se esqueça de criar o hábito de anotar os seus compromissos, de preferência na data certa de cada um deles. Isso porque, às vezes, podemos ter dificuldades para manter o controle da agenda pelo simples fato de nos esquecermos de anotar algo que devia ser feito e, quando percebemos o equívoco, a agenda já está lotada.
Considere as dicas que fizeram sentido para você!