Existem formas de manter a agenda virtual organizada, de um modo que auxilie na organização da rotina como um todo. Sem esse tipo de cuidado, podemos cair no erro de agendar dois compromissos ao mesmo tempo, bem como poderemos sobrecarregar a rotina por conta dessa atitude.
Pensando nisso, trouxemos 5 dicas simples que podem servir de ponto de partida para a melhora na sua organização. Veja!
Como manter a agenda virtual organizada?
Para manter a agenda virtual organizada é preciso ter em mente que ela não deve ser extremamente engessada e “completa”. Isto é, antes mesmo de começar a organizar os seus compromissos, cuide para não sobrecarregar o dia, deixando de lado quaisquer possibilidades de contratempo. Afinal, imprevistos acontecem, e eles devem estar encaixados, de alguma forma, na sua agenda. Pense sobre isso!
Além disso, considere colocar a “mão na massa” para desenvolver uma agenda verdadeiramente organizada. Vamos às dicas?
1. Procure analisar com clareza tudo o que está pendente e comece a preencher a agenda
Antes mesmo de preencher a sua agenda com todos os seus compromissos, certifique-se de analisar, com clareza, tudo o que está pendente. Assim você conseguirá distribuir as tarefas de uma forma ainda mais efetiva. Afinal, se você apenas preencher sem ter certeza de tudo o que está pendente, poderá se sobrecarregar conforme for anotando os seus compromissos.
2. Anote ou preencha a agenda logo após surgir um compromisso importante
Anote no papel, caso não esteja próximo de um dispositivo conectado à sua agenda, ou preencha-a imediatamente após surgir um compromisso. Isso pode impedir que você acabe se esquecendo de agendar algo importante, aumentando as chances de manter a agenda virtual organizada.
Claro que em algumas situações não será possível nem anotar e nem preencher a agenda imediatamente, porém, tente fazer isso sempre o quanto antes, para que tudo se mantenha o mais organizado possível.
3. Crie lembretes que avisem sobre as pendências de maneira efetiva
Os lembretes devem ser configurados de um modo que realmente possam servir de alicerce na rotina de trabalho. Isto é, fazer com que o lembrete apareça apenas 5 minutos antes do compromisso talvez não seja o melhor caminho. Afinal, se você se esqueceu do que agendou, como poderá, em 5 minutos, se preparar bem para o momento? Pense sobre isso.
Sendo assim, procure configurar os lembretes para que sejam entregues no dia anterior, algumas horas antes do compromisso e 30 minutos antes. Assim, as chances de se organizar são maiores. Apenas lembre-se de criar um fluxo de lembretes que seja adequado às suas necessidades, combinado?
4. Certifique-se de usar uma única agenda virtual
Cuidado para não cair no erro de usar mais de uma agenda virtual ao mesmo tempo. Embora isso possa ser efetivo se você separa a agenda profissional da pessoal, é um pouco arriscado ter dois controles assim. Afinal, existe a possibilidade de agendar dois compromissos para o mesmo horário, prejudicando a sua imagem profissional.
Portanto, considere a possibilidade de usar apenas uma agenda virtual, pois assim as chances de manter a organização são muito maiores.