Chegou uma hora que você precisava de uma nota fiscal, mas não sabia onde procurar? Não se preocupe: você sempre pode solicitar uma segunda via da nota fiscal. E é esse assunto que trataremos hoje com este artigo.
As empresas devem sempre manter seus registros financeiros em um local seguro. Dessa forma, se você precisar de nota fiscal rapidamente, basta entrar em contato com a empresa onde efetuou a compra.
Este texto entrará em maiores detalhes sobre como e onde requerer uma segunda notificação fiscal.
Onde posso obter uma 2ª via da nota fiscal eletrônica?
Uma segunda forma de documento fiscal eletrônico é conhecida como NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Toda empresa brasileira que realiza atividades comerciais deve ter uma NF-e válida e deve enviar um relatório de NF-e após cada transação.
Quando o documento fiscal inicial é extraviado, danificado ou não é entregue, o destinatário pode solicitar a substituição por meio da entrega secundária da nota fiscal eletrônica.
Ela deve ter as mesmas informações da nota original, sendo as seguintes:
- Dados da Empresa;
- Detalhes sobre o comprador;
- Endereço da empresa;
- Data e hora da venda;
- Produto comercializado;
- Cálculo de Impostos;
Participar de programas de notas fiscais estaduais
Ao participar de programas de notas fiscais estaduais, um CPF pode manter a supervisão sobre as notas que emite.
Exemplificando, tem-se a Nota Fiscal gaúcha, que permite ao consumidor informar o CPF no momento da compra para as notas serem registradas em seu nome.
Isso permitirá que você visualize todas e quaisquer notas arquivadas em seu nome, bastando acessar o site do programa e criar uma conta com seu CPF.
Verifique no seu estado, a presença deste programa, para utilizar.
Use um programa de gerenciamento de notas fiscais
Usar um gerador de notas fiscais eletrônicas é o método mais eficiente para acompanhar as contas que você emitiu como empresa ou as que recebeu como consumidor.
Este tipo de programa armazena e organiza todos os registros de transações do usuário, pois permite a criação de um arquivo XML representando uma venda e o carregamento de um arquivo XML já existente representando uma compra.
Além disso, a configuração da emissão da NF-e pode ser feita de forma rápida e fácil. Assim, uma vez no sistema, acessar um segundo método de obtenção de nota fiscal não é nenhuma dificuldade, pois armazenam todas as suas informações com segurança na nuvem.
Isso protege as notas de erros de transmissão e perda de dados.
Existe uma maneira de gerar uma 2ª via de nota fiscal eletrônica?
Essas são as etapas que uma empresa tomaria se estivesse em uma posição em que precisasse emitir uma 2ª via da nota fiscal eletrônica.
- Faça acesso na plataforma de emissão de notas da empresa;
- Faça uma pesquisa pela chave da nota, ou data de emissão, ou restrinja seus resultados a notas emitidas durante um determinado período;
- Escolha a nota específica para a qual deseja emitir a 2ª via;
- Se você clicar na segunda opção, “emitir 2ª via”, baixará o arquivo para o seu computador, e de lá você poderá enviá-lo para o cliente.
Vale ressaltar que você precisa ter acesso ao sistema de emissão de notas da empresa e um certificado digital válido.
Por quanto tempo se deve guardar uma nota fiscal eletrônica?
Todas as empresas devem manter seus registros financeiros por pelo menos 5 anos após sua emissão. Esse período obrigatório de escrituração se estabelece no artigo 173 do Código Tributário Nacional.
As notas fiscais eletrônicas emitidas durante esse período devem ser mantidas por um período, caso a Receita Federal precise auditar a empresa. Dentro desses cinco anos, o crédito tributário permanecerá em vigor.
Além disso, a empresa pode receber notificações de cobrança de dívidas fiscais do Tesouro dentro desse prazo.
No entanto, os consumidores não têm a obrigação por lei a manter registros financeiros por um determinado período. Mesmo que poucas pessoas realmente o façam, é recomendável que você guarde todos os recibos dos produtos e serviços adquiridos.
O CDC (Código de Defesa do Consumidor) garante aos compradores o direito de receber as notas fiscais de todas as compras. Igualmente importante, estas notas salvaguardam o direito do consumidor de reclamar e, se necessário, receber o reembolso ou outro tipo de compensação pelo dinheiro cobrado a mais.
