Abrir a própria empresa é o sonho de muitos, embora as preocupações financeiras turvem um pouco o glamour de ser o próprio patrão. E isso é mais do que justificável: organizar as finanças não é um hábito para mais de um terço dos brasileiros (36%), segundo uma pesquisa da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil).
Quando se tem o próprio negócio, as contas da pessoa jurídica (PJ) não podem se misturar com as da pessoa física (PF). Isso dá trabalho, mas é necessário para a saúde da empresa.
Por que muitos confundem as finanças da PF e da PJ?
O dono do negócio, em um primeiro momento, pode se sentir tão inserido ao seu empreendimento, que começa a fazer pequenos gastos, até se apropriar de recursos maiores, já que o dinheiro é dele.
O contrário também é comum. Quando a empresa não está indo tão bem quanto desejado, sem qualquer plano, o empresário começa a tirar do seu próprio dinheiro para sanar pequenos buracos.
As consequências desse tipo de descuido são:
- A empresa pode acabar ficando sem reserva financeira para usar como capital de giro, fluxo de caixa ou investimento;
- O empreendedor pode perder o controle de suas contas pessoais por não saber exatamente quanto terá para gastar. Afinal, um mês pode ser bom para os negócios, mas outro não.
- A pessoa física pode ter problemas de crédito pessoal por usar seus cartões ou nome para conseguir um empréstimo que será usado na empresa, por exemplo.
Estas situações podem, aos poucos, conduzir o negócio à ruína, mesmo ele tendo potencial para crescer no mercado. Como o empreendedor pode evitar isso?
Separe as finanças
Esse é um dos itens essenciais para que sua empresa tenha saúde financeira.
Em primeiro lugar, se possui uma pessoa que cuida das finanças, converse sobre o montante que é retirado e o quanto isso está comprometendo o empreendimento.
Esteja decidido a não usar o dinheiro da empresa para cobrir suas despesas pessoais, e da mesma forma, não colocar na empresa nenhum dinheiro do seu bolso.
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Contas no banco devem ser separadas
Separe, definitivamente, as finanças pessoais e empresariais. Abra uma conta para a pessoa jurídica e outra para a pessoa física. Isso vai permitir que você não confunda os recursos e faça gastos com o dinheiro do seu empreendimento.
Faça um diagnóstico (honesto) das finanças
Qual é o lucro real de sua empresa e quanto você gasta com despesas pessoais todos os meses? Responder essas perguntas e ter isso bem mapeado é o primeiro passo para separar as finanças.
Em uma planilha, coloque todas as contas da empresa (entradas e saídas). Em outro, anote os gastos pessoais (fixos e variáveis).
Defina quanto dinheiro você pode retirar da empresa
Sim, a renda pessoal pode aumentar conforme o desempenho da empresa melhora. Entretanto, tomar para si todo o lucro líquido, sem fazer cálculos, é irresponsável.
O recomendado é definir uma quantia fixa mensal de “salário” para o empreendedor e uma bonificação que varia de acordo com os resultados da empresa. Assim, se o negócio for bem, você ganha mais, e se não for, o salário fixo está garantido.
Mas como fazer isso?
Existem duas possibilidades: partindo da realidade do negócio ou de uma meta mensal de faturamento.
- Partindo da realidade: aqui, a forma mais segura de fazer as contas é usar como base o mês com menor faturamento da empresa.
Calcule quanto dinheiro entrou e quanto saiu. Da diferença, lembre-se de separar uma parte para a reserva da empresa, e o restante pode ser definido como o salário do empreendedor.
- Partindo de uma meta mensal de faturamento: aqui, comece calculando quanto você gostaria de receber todos os meses para viver. Em cima desse valor, some os custos e despesas mensais da empresa mais o percentual separado para reserva financeira.
Com isso, você terá uma meta de faturamento que precisa ser atingida todos os meses. Caso a meta não seja batida, seu salário também diminui.
Separe as contas bancárias
Separando as contas, fica fácil reconhecer o que um é o dinheiro da empresa e, o outro, da pessoa por trás do negócio, e te previne da cair na tentação de gastar o que é da empresa.
Hoje, temos boas opções em cotas PJ sem altas mensalidades, em bancos físicos e digitais.
Contabilize tudo o que sai
Nos pequenos negócios, é comum ter “bens compartilhados” entre empresa e empreendedor, como veículo, celular, internet e energia elétrica. Avalie quanto cada bem é usado pela empresa e pelo empreendedor, para fazer um calculo o mais preciso possível.
Não é justo que você esteja pagando o celular usado pela empresa, assim como não é justo que a empresa pagar seu aluguel.
Faça um fundo de reserva
Por mais que sua empresa esteja prosperando, ela não é imune aos imprevistos. Um dos principais motivos para a falência de negócios é não estar preparado financeiramente para enfrentar situações diferentes das habituais. Veja alguns casos em que o fundo de reserva da empresa pode ser usado:
- Crises econômicas: em períodos de recessão ou crises sanitárias que têm um impacto forte na economia, como a pandemia provocada pela Covid-19, grande parte das empresas tem o lucro diminuído, devido às restrições de circulação e todas as consequências em cadeia. Sem a receita das vendas, as empresas podem precisar recorrer ao fundo de reserva para sobreviver.
- Manutenções inesperadas: mesmo com toda a manutenção preventiva, algo pode dar problema.
- Empréstimos: em situações de emergência, empreendedores podem se ver obrigados a fazer empréstimos, para pagar funcionários e fornecedores. Ter um fundo de emergência para empresa evita ter que tomar emprestado e arcar com os juros, que sempre são altos.
- Negócios sazonais: se seu negócio vende mais em determinadas épocas do ano, e passa meses em baixa, (como sorveterias no Rio Grande do Sul), é essencial ter um fundo de reserva e estar preparado para uma temporada em que o volume de negócios não seja tão bom como o desejado.
- Boas aquisições: Surgiu uma oportunidade de adquirir uma máquina que vai aumentar a rentabilidade? É o momento de olhar para o fundo de reserva.
