Conseguir manter as prioridades em dias com muitas reuniões requer muito jogo de cintura e organização. Infelizmente, nem sempre podemos prever a quantidade de reuniões “urgentes” e importantes que os nossos gestores podem solicitar de uma hora para outra.
Porém, podemos organizar a nossa rotina daquele dia com base em nossas metas, prioridades e organização de fato. Quer saber como? Acompanhe este conteúdo até o fim!
Como manter as prioridades em dias com muitas reuniões?
Você precisa manter a sua inteligência emocional para também manter as prioridades em dias com muitas reuniões. Afinal, quando percebemos que o dia vai ser “mais curto” do que imaginávamos, a ansiedade e o estresse podem começar a operar.
Saber reconhecer esses sinais será um passo fundamental para lidar com todas as atividades que devem ser concluídas. Veja como:
1. Aprenda a dizer não para as reuniões desnecessárias
Comece a dizer “não” para as reuniões que não têm sentido. Não é porque uma reunião foi solicitada que ela realmente deve acontecer. Quando você criar consciência disso, perceberá que muitas reuniões poderiam ser resolvidas em um e-mail – e não em uma hora de conversa sem foco e sem sentido.
Fique atento a isso! Se perceber que determinado tipo de reunião não vai agregar em nada, seja franco e diga que prefira que as coisas sejam resolvidas por e-mail ou até mesmo mensagem de voz. Isso tirará uma série de reuniões desnecessárias da sua rotina que já é corrida.
2. Limite o tempo da reunião
Ao iniciar a reunião, limite o tempo dela para que todos os participantes saibam que há uma hora limite. Caso contrário, aqueles colaboradores que amam falar vão ficar falando, falando e falando, ocupando um tempo do seu dia – que poderia ser usado para cumprir outras prioridades.
3. Tenha pautas bem estabelecidas
As suas pautas também precisam ser bem claras. Não fique “viajando” no que fala durante uma reunião. Faça apontamentos objetivos e concisos. Isso também instigará os outros a agir da mesma maneira. Logo, todo mundo terá as pautas para serem levantadas.
4. Use os intervalos para colocar a “mão na massa”
Use os intervalos entre uma reunião e outra para colocar a “mão na massa”. O tempo é curto? Então é necessário se esforçar para manter as prioridades em dias com muitas reuniões.
Você deve sempre anotar aonde parou no desenvolvimento de um projeto, para que a próxima pausa não seja muito demorada. Isto é, se você não anotar aonde parou e ir para outra reunião, ao retornar ao seu projeto poderá ter se esquecido do que fez por último e perderá preciosos minutos tentando entender o que aconteceu.
5. Delegue o que puder ser delegado
Delegue aquelas atividades que podem ser delegadas. Você não precisa abraçar o mundo! Se alguma tarefa pode ser feita por outra pessoa, por que não solicitar isso para “desafogar” a rotina?
Nunca deixe tarefas para cima da hora!
Lembre-se também de que deixar as tarefas para cima da hora é um grande erro. Às vezes, as reuniões podem sim atrapalhar a rotina, mas isso poderia ser resolvido com um cronograma mais equilibrado, uma vez que você não teria que correr sempre contra o tempo – e uma reunião não bagunçaria as coisas tanto assim.
Boa sorte!