Documento oficial: Como produzir uma ATA

Documento oficial que registra assuntos debatidos em um encontro importante

ATA é o nome de um tipo de documento escrito com base em uma redação técnica, cujo objetivo é registrar os acontecimentos de uma reunião, assembleia, congresso, conferência ou outro evento que necessite de anotações formais para registro.

Uma ATA serve como prova documental do que foi discutido durante o encontro e serve como arquivo de conferência pós-evento para quem precisou ausentar-se no dia. Por esse motivo, precisa ser detalhada e deve incluir nomes das pessoas participantes, os tópicos abordados e as resoluções.

Normalmente é um secretário da organização quem escreve a ATA. Contudo, na ausência desse profissional pode-se permitir que um membro da reunião seja eleito para a função por período determinado.

Por ser um documento que confere credibilidade, a ATA requer cautela na sua produção. Ela deve ser redigida de maneira fiel ao que foi discutido sem modificação posterior.

Algumas vezes a ATA precisa ser assinada por todos os membros envolvidos na reunião. Em outros casos, apenas a assinatura dos membros mais importantes e do redator faz-se necessária. Não tem uma regra para isso, é uma demanda que varia conforme a preferência da empresa.

Como fazer uma ATA

Diferentemente dos demais tipos de textos, a ATA não possui tanta liberdade na sua redação. Ela segue uma estrutura que prioriza as informações de modo subjetivo, sem a interferência por opinião ou julgamento de quem a escreve.

A linguagem a ser usada na ATA deverá ser simples e empregar o verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo (exemplos: concordou, aceitaram, informou, discutiram etc).

A ATA pode ser feita em um caderno próprio para esse fim ou digitada no computador. Deve conter margens dos dois lados e, no caso de ser digitada, deverá ser salva em editor de texto que não permita alteração, como o PDF.

Não tem limite de tamanho para escrever uma ATA, pois ela varia de acordo com a discussão de cada reunião. Nos modelos mais simples encontrados na internet ela abrange as informações principais da estrutura padrão, sem espaço para muitos detalhes.

Para os casos de reuniões muito formais, de longa duração e com muitas pessoas, aconselha-se que após o evento a ATA seja lida em voz alta para que todos os participantes tenham conhecimento do conteúdo anotado. Quando permitido, poderá ser enviada para o e-mail de cada membro que participou da reunião.

Apesar de existir critérios para escrever uma ATA, cabe à empresa definir qual modelo adequa melhor às suas necessidades. Independentemente da forma escolhida, ela deve ter abertura, declaração de legalidade, expediente, ordem do dia e encerramento.

Abertura

Faz parte do início do documento. Localiza-se no topo da página, com indicação de data, horário, local e o nome da organização que está reunida.

Declaração de legalidade

Normalmente, para a realização de uma reunião precisa-se que pelo menos a maioria das pessoas compareça. Assim, a declaração de legalidade atesta se houve quórum ou não para a realização do encontro. Caso não haja pessoas suficientes, a reunião não será realizada, mas a ata deverá ser lavrada como forma de registro.

Expediente

Na ATA precisa ficar claro quem participou do encontro. Essa informação deve constar no expediente, com nomes dos membros e as ausências justificadas.

Ordem do dia

É a principal parte do texto, onde deve estar escrito o registro do que foi debatido e decidido na reunião. A ordem do dia deve ser narrada em ordem cronológica.

Encerramento

É a seção em que deve-se descrever os resultados da reunião. É feito quando todos os acontecimentos do evento já foram registrados.

Exemplo

Data, horário, local e objetivos:

Aos dezenove dias do mês de março de dois mil e dezenove, com início às dez horas, na sala de reuniões do Colégio Educandário Mãe Joana, sito à Rua Viana Filho, número trezentos e vinte e cinco, Salvador, realizou-se uma reunião administrativa da diretoria do colégio, com o objetivo de preparar o calendário de atividades para o ano de dois mil e dezenove dando mais ênfase à Ciranda de Livros Paradidáticos.

O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes:

A reunião foi presidida pela Diretora do colégio, senhora Maria Joana das Mercês, tendo como secretária a senhora Bettina de Assis. Contou com a participação de doze professores e três conselheiros.

Relato da reunião propriamente dita:

Inicialmente, a senhora Maria Joana das Mercês solicitou à vice-presidente, senhora Maria de Nazaré, que apresentasse o calendário elaborado para que os presentes tivessem seu conhecimento. Foi esclarecido que a meta, do ano em curso, é aumentar a participação dos alunos na Ciranda de Livros Paradidáticos. Após serem ouvidas as variadas sugestões, a presidente da reunião solicitou que fosse votado o calendário apresentado, submetido às sugestões oferecidas, para que se chegasse a um consenso, o qual seria, posteriormente, divulgado no próprio colégio, bem como nos diários dos discentes. Após debatidas as sugestões apresentadas, obteve-se, democraticamente, uma conclusão, que foi considerada excelente.

O que não fazer em uma ATA

A ATA precisa ser escrita para ter uma leitura fácil. Até um tempo atrás era comum encontrar esse documento com escrita rebuscada, de difícil entendimento e entediante.

Apesar de cada entidade adotar o modelo de ATA que melhor convém à necessidade dela, a ATA não pode conter parágrafos ou alíneas, abreviaturas de palavras ou expressões, emendas ou rasuras nem opinião do redator. Quando for escrita em papel, jamais poderá usar corretivo para encobrir um erro. Assim, deve-se prestar muita atenção no momento de escrevê-la.

Recapitulando, uma ATA não pode ter:

• Parágrafos ou alíneas
• Abreviaturas de palavras ou expressões
• Emendas ou rasuras
• Opinião do redator

Como corrigir uma informação na ATA

Pelo grau de formalidade e exigência da ATA, ela não permite erros, mas, se porventura precisar corrigir uma informação no documento, essa correção deverá ser feita por quem redigiu a ATA por meio do emprego da partícula retificativa “digo”. Exemplo: “Aos quinze dias do mês de novembro, digo, de dezembro…”. No entanto, se o erro ou uma omissão importante forem constatados depois de lavrado o documento, o redator deverá corrigir usando a expressão “em tempo”. Exemplo: “Em tempo: onde lê-se domingo, leia-se terça”.