Você sabe como fazer fechamento de caixa corretamente? Esse é um processo importante e que requer atenção para que não haja erros.
Assim, investir em um processo financeiro eficaz, faz com que o fechamento de caixa, se torne algo mais rápido e eficiente. Confira algumas dicas primordiais.
O que é o fechamento de caixa?
É uma tarefa diária de conferir as entradas e saídas de venda de produtos e/ou serviços, e constatando o saldo diário das operações.
Este controle das movimentações financeiras possibilita a visualização do dinheiro que a empresa possui a cada momento. Além disso, pode oferecer condições para controle de estoque, necessidade de compras de mercadorias, entre outras operações cotidianas.
Além disso, este controle faz com que se evitem as retiradas de caixa, que não estão programadas e que depois não são lembradas no fechamento, bem como procurar estar fazendo a redução dos custos fixos e operacionais da empresa.
É possível também detectar cobranças erradas, preços de produtos e/ou serviços defasados ou superfaturados, bem como erros humanos no troco para o cliente. E de outro lado, é possível encontrar mais dinheiro do que deveria ter, e percebeu que houve esquecimento de pagar uma conta.
Como fazer fechamento de caixa corretamente na empresa?
Agora que você já sabe o que é fechamento de caixa e q sua importância, está na hora de aprender como se faz o processo de forma correta. Por isso, siga as nossas dicas.
Estabeleça uma pessoa responsável para realizar o fechamento
Se a empresa é pequena, é possível que o proprietário faça este fechamento de caixa, mas se a empresa for maior, é possível delegar esta função para um colaborador que seja responsável e de confiança. Quanto menos pessoas fizerem essa parte, melhor para a empresa. Dessa forma, reduz consideravelmente a chance de haver erros.
Procure utilizar softwares integrados que facilitem o processo de análise do caixa
Atualmente, existem vários softwares que facilitam esta tarefa deixando o processo mais seguro, livre de erros humanos, e sem contar a eliminação de papéis e planilhas que irá se utilizar todos os dias.
O software otimiza as atividades diárias e faz com que se ganhe tempo, além disso, reduz as perdas financeiras.
Não esqueça de fazer a abertura do caixa
Abrir o caixa significa que, no início do dia da empresa, é preciso saber quanto dinheiro vai para troco principalmente, além de prever os pagamentos que se deverá efetivar neste dia.
Durante o dia, faça anotações sobre as entradas e saídas
Registre tudo o que movimentar o caixa durante o dia, como as entradas de dinheiro realizadas pelas vendas de produtos e/ou serviços e as saídas para pagamentos de contas ou de qualquer valor que houver a retirada.
Procure dividir os recebimentos de acordo com a forma de pagamento: à vista, cartões de débito e crédito, pix, TED ou DOC. Não esqueça de registrar todas as saídas, incluindo valores para combustível, alimentação entre tantos outros.
Faça a conferência dos valores recebidos e pagos
Durante o dia, vá separando comprovantes de entrada e de saída, para somar antes de fechar o caixa. Esta atitude facilita a detecção de equívocos logo no início, e assim, tentar resolver da melhor maneira.
Faça o fechamento do caixa
Se você fez direitinho as etapas anteriores, este momento é mais fácil e menos complicado. Some todas as entradas, e as saídas de caixa, e confira com o valor que existe em caixa.
Assim, você terá o saldo atualizado, que se tornará base para o início do dia seguinte.
Em algumas situações, é possível fechar caixas parciais e no final do dia, fazer o fechamento total, como é o caso dos supermercados, em que várias pessoas assumem o posto no mesmo dia. A cada pessoa que sair, faça um fechamento parcial, e no final do expediente, realize a contabilização total daquele dia.
No início das operações da empresa, é válida a realização do fechamento de caixa de maneira manual, utilizando-se de uma planilha de fluxo de caixa. Entretanto, com o passar do tempo e o aumento das operações, é imprescindível que a empresa adquira um software para ajudar neste processo.
Procure fazer um fechamento de caixa correto e mantenha a saúde de sua empresa em dia.
