Você que é empreendedor sabe que o mundo dos negócios não é fácil, pois tem muitas decisões a tomar. Então, muitas vezes, elas têm que ser de forma imediata. Por isso que hoje, nós indicaremos as melhores ferramentas para o pequeno empresário ter sua vida facilitada, e com as informações sempre à mão.
Por que utilizar ferramentas na administração de um negócio?
Muitas vezes, o empreendedor acha que não dispõe de tempo para aprender a lidar com as ferramentas. Em alguns outros momentos, acredita mesmo que é perda de tempo. Dessa forma, acha que poderia usar esse tempo fazendo alguma outra atividade.
Na verdade, sabendo lidar com as ferramentas, é possível que você consiga organizar melhor o seu tempo diante das demandas que uma empresa exige.
Além disso, é possível ter retornos imediatos sobre qualquer assunto da gestão do seu negócio. Por exemplo, os índices de retorno, métricas do desenvolvimento, engajamento nas redes sociais, entre tantos outros dados importantes para o cotidiano da sua empresa.
Quais as melhores ferramentas para o empreendedor?
Por isso, apresentamos na sequência algumas ferramentas que são importantes para a gestão de sua empresa. São dicas que podem facilitar a sua vida enquanto empreendedor.
Utilize um sistema de gestão de negócio
Um sistema de gestão é um programa de computador que ajuda o empreendedor a organizar todas as áreas da empresa. Para que seja eficiente e traga bons resultados, este sistema deve ser de fácil usabilidade e com interface intuitiva.
Aliás, esta ferramenta se tornará mais eficiente quando for necessário fazer cálculos de patrimônio ou conhecer o seu fluxo de caixa. Você pode inclusive armazenar informações e utilizar recursos de comunicação. Além disso, existem muitos sistemas desse nicho.
Portanto, vale a pena investir tempo para escolher aquele que mais se adapta ao seu negócio.
Utilize ferramentas de armazenamento de arquivos
Nos dias de hoje, quase todos os aparelhos, seja um smartphone ou um computador de empresa, precisam guardar dados e informações. E que sejam disponibilizados sempre que for necessário. Por isso, esqueça dos pendrives, disquetes, cds ou armazenamento de memória externa.
Estamos falando de guardar documentos de forma online, como por exemplo, o Google Drive. Esta ferramenta possibilita a guarda de documentos, imagens e planilhas, separados por pastas e arquivos que podem ser compartilhadas por pessoas da equipe da empresa. Dessa forma, evitam que os computadores fiquem sobrecarregados.
Ferramenta de gestão do tempo
Obtendo ferramentas de gestão do tempo, possibilita que seja feita a distribuição e gerenciamento das atividades a serem desenvolvidas em cada setor da empresa. Além disso, tem a possibilidade de acompanhamento do andamento da rotina do seu negócio.
Por exemplo, é possível que você estabeleça prioridades em realizar as atividades, o que orientará seus colaboradores na execução delas. Para estabelecer essa ordem nas tarefas, é possível utilizar a Matriz de Eisenhower. Assim, com esse método é possível dividir as atribuições em importantes e urgentes. Confira na lista a seguir:
- Importante e urgente (máxima atenção);
- Não-urgente, mas importante (não possui necessidade de entrega rápida);
- Urgente e não importante (pode ser delegado para outras pessoas realizarem), e;
- Urgente e importante (somente poderá ser entregue depois, se tiver alguma emergência antes).
Outra opção de ferramenta para gestão do tempo é o Trello, que é um aplicativo que organiza as atividades em cartões. Você pode atribuir imagens, links e todas as informações necessárias para realizar a atividade a ser desenvolvida.
Com esta ferramenta é possível verificar o andamento de cada fase da execução da atividade. E assim, acompanhar em tempo real o desenvolvimento e a sequência necessária para finalizar.
Ferramenta de comunicação interna na empresa
Para gerenciar o tempo e se comunicar com os colaboradores em tempo real, a sugestão é utilizar a ferramenta Slack. Ela possibilita a comunicação dos colaboradores e a gestão de maneira simples e rápida.
Funciona como uma rede social de mensagens, onde você consegue encaminhar mensagens privadas. Ademais, pode criar grupos que são necessários para as atividades da empresa. Além disso, o aplicativo possibilita compartilhar áudios, vídeos e aplicativos, como, por exemplo, o Google Agenda.
Ferramentas de contabilidade
Estas ferramentas de contabilidade são muito importantes, uma vez que dão o suporte necessário para qualquer tomada de decisão que envolve dinheiro na empresa. Além de saber todos os processos envolvidos para a formação dos balancetes e balanços da empresa.
Portanto, você consegue acompanhar todos os pagamentos e recebimentos da empresa, envolvendo mercadorias e impostos. Utilize as nossas dicas e tenha a organização necessária para se dedicar inteiramente ao negócio, fazendo-a prosperar.
