Conseguir otimizar fluxos de trabalho é um grande desafio. Mas, ao mesmo tempo, uma necessidade muito emergente, tendo em vista que é através desse processo que torna-se possível desenvolver um fluxo mais organizado e, inclusive, produtivo.
Por isso, reunimos informações que podem lhe auxiliar nesse objetivo importante. Acompanhe para saber mais!
Como otimizar fluxos de trabalho?
Para otimizar fluxos de trabalho é necessário seguir alguns passos importantes. O primeiro deles sempre será conhecer bem o que você precisa executar. E quando falamos em conhecer bem, estamos falando de dar atenção aos mínimos detalhes.
Nos passos a seguir nós explicamos isso mais a fundo. Veja:
1. Entenda e visualize a demanda completa
Como mencionamos acima, é importante que, primeiramente, você reconheça tudo o que precisa ser executado. Analise cada atividade que deve ser entregue em um, dois, três meses. Quanto mais você conseguir visualizar a sua demanda, mais fácil será otimizar fluxos de trabalho.
Você pode criar uma lista de atividades e, neste primeiro momento, não se preocupe com a organização de prioridades e prazos. Apenas tenha o cuidado de anotar tudo que deve ser feito.
2. Saiba os prazos para cada atividade
Depois que você conseguir colocar no papel todas as atividades que serão executadas nos próximos dias e meses, é hora de estabelecer os prazos para cada uma delas. Comece a anotar a data máxima para cada uma das suas demandas.
Esta etapa pode exigir um pouco mais de tempo, tendo em vista que você terá que alinhar com outras pessoas quais são os prazos de entrega de alguns projetos. Contudo, não deixe de criar prazo para nenhuma tarefa, combinado?
3. Crie uma lista de prioridades
O terceiro ponto é criar uma lista de prioridades. Para isso, baseie-se na entrega de cada tarefa, pois assim você conseguirá encontrar informações importantes para saber o que deve ser colocado no topo da lista, e o que deve ser colocado no meio, no fim, etc.
Faça essa lista focando, inclusive, nas suas atividades diárias. Ou seja, não crie uma organização de prioridades sem pensar no que será feito todos os dias.
Esta etapa também pode exigir um tempo maior de organização. Mas não tenha pressa! Aqui você irá mensurar e mapear tudo, e depois poderá otimizar fluxos de trabalho executando-os com mais tranquilidade.
4. Foque na execução organizada – não pule etapas
A partir do momento em que você conseguir construir um passo a passo organizado, não fique pulando etapas. Mas sim, trabalhe para manter a “linha” dentro dos métodos que você mesmo implementou antes.
Afinal, do que adiantaria passar por todo o processo acima, tentando otimizar fluxos de trabalho, se na hora da execução houver constantes mudanças de métodos? Pense sobre isso!
5. Delegue atividades que podem ser delegadas
Um ponto importante que pode surgir na hora de executar as tarefas é a sobrecarga. Antes isso também pode ser visto, mas normalmente é na parte prática que encontramos as sobrecargas e os gaps na organização.
Se isso acontecer, não tenha medo de delegar tarefas (quando possível). Pois apenas dessa forma é que se torna viável, nesses casos, otimizar fluxos de trabalho.