Como montar um bom workflow na sua empresa

Você conhece o que é um workflow? A tradução literal deste termo para o português é “fluxo de trabalho” e se refere ao método pelo qual uma empresa organiza seus processos e rotinas, desde o administrativo até o atendimento ao cliente. Por isso que hoje, indicaremos como montar um bom workflow na sua empresa.

A gerência pode implementar o workflow para melhorar a produtividade e agilizar os fluxos de trabalho das equipes. Isso gera produtividade e simplifica os fluxos de trabalho das equipes, levando a uma maior eficiência geral.

Se você apenas adiciona trabalho desnecessário e nenhum valor para a rotina da sua empresa, é hora de reconsiderar sua posição. Para ficar à frente da concorrência e aumentar sua eficiência e produção, ter familiaridade com o fluxo de trabalho é essencial.

Para aprender tudo o que você precisa saber sobre o assunto e como aplicá-lo em seu negócio, continue lendo o artigo.

O que exatamente significa workflow?

Antes de mais nada, é uma técnica para gerenciar o fluxo de trabalho em uma organização. Ele envolve organizar e realizar tarefas em uma sequência lógica, de preferência automaticamente. O trabalho que passa de um local para outro, seja através do uso dede uma ferramenta ou algum outro processo, também pode ser pensado dessa forma.

Confundir um fluxo de trabalho com uma única tarefa ou uma coleção de tarefas é confundir um fluxo de trabalho com um projeto. Fluxo de trabalho não é apenas algo que você faz regularmente, mas também uma série de tarefas que ocorrem em uma ordem específica.

Entenda que uma mudança no fluxo de trabalho não é apenas uma reorganização de tarefas em uma ordem diferente, mas é uma organização de tarefas que você faz regularmente, considerando uma ordem específica.

Como funciona um workflow na empresa?

Fazendo uma analogia sobre como funciona um workflow na empresa, então, consideraremos que você é a pessoa responsável pela produção de pratos culinários em um restaurante.

Para organizar um fluxo de trabalho nesta situação, é preciso considerar os seguintes passos:

• 1º Passo: Organize todos os ingredientes que você irá utilizar na feitura dos pratos, deixando-os prontos para uso. Deixe os temperos picados, separados e em condições de uso;
• 2º Passo: Determine os pratos que produzirá;
• 3º Passo: Comece pela produção dos pratos mais demorados de elaborar;
• 4º Passo: Finalize a produção com os pratos mais rápidos de produzir.

Essa premeditação facilita uma preparação mais rápida, simultaneamente em que reduz a probabilidade de erro e deixa espaço para resolver quaisquer problemas que possam surgir.

Os fluxos são planejados para garantir que os processos funcionem sem problemas e produzam os melhores resultados possíveis. Resumindo: essa é a regra de ouro.

A capacidade de automatizar partes do fluxo de trabalho também é crucial. Assim, as ferramentas são inestimáveis ??para simplificar os procedimentos e ajudam a economizar tempo na cozinha.

Como montar um bom workflow para sua empresa?

Para montar um bom workflow na sua empresa, é preciso considerar as seguintes atitudes:

Evite ter um excesso de dados ao construir um diagrama de fluxo

O fluxo de trabalho deve ser completamente revisado e livre de informações redundantes. Antes de muita informação, é possível que muitas das mesmas coisas se repitam. A importância de revisar produtos ao acabar é imprescindível quando se trata de encontrar erros e corrigi-los.

Seja cauteloso ao desenhar diagramas de dados

É fundamental resumir e incluir apenas os detalhes mais cruciais de maneira direta e objetiva. Dessa forma, utilizara o diagrama como um recurso confiável no dia a dia dos profissionais.

Evite utilizar designs muito diferenciados e muitas legendas na organização do fluxo de trabalho

Empregar um novo design e adicionar uma legenda ao diagrama geral é uma ótima estratégia para apresentar os dados de maneira imparcial. Para tanto, utilize formas, padrões e símbolos. Uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócios é uma boa estratégia.

Ensine seus funcionários

A princípio, para aproveitar ao máximo essa ferramenta, é fundamental primeiro treinar sua equipe sobre como funciona o fluxo de trabalho. De nada adianta se esforçar em um processo trabalhoso como criar este fluxograma se sua equipe não estiver preparada para lidar com isso.

Quando o fluxo de trabalho estiver completo, faça uma apresentação objetiva e explique como os códigos funcionam. Afinal, é preciso garantir que use o material eficazmente pela equipe e cumpra o objetivo estratégico.