Como fazer conferência de mercadorias em sua empresa?

Uma das atividades importantes da empresa é conferir as mercadorias de forma eficiente e constatar defeitos, inserir adequadamente do estoque, e facilitar a vida do empreendedor. Por isso que hoje, nós vamos indicar como fazer conferência de mercadorias em sua empresa.

Por que é importante conferir as mercadorias quando chegam na empresa?

A partir da compra de mercadorias, é preciso conferir na entrega se possui tudo o que foi solicitado, além disso, é preciso avaliar a qualidade e se a quantidade de produtos pedidos foi atendida pelos fornecedores.

Se não houver a conferência, é possível que sejam inseridas no estoque e tenham produtos em menor quantidade nele. Este fato irá gerar muitos problemas para os vendedores, uma vez que está acusando a mercadoria e ela não está lá.

Outra situação, é ter que inventariar o estoque com maior frequência, o que irá causar muito retrabalho para os colaboradores. Esta questão irá fugir do controle da empresa em pouco tempo, gerando muitas dúvidas quanto à quantidade certa de itens e se eles estão em condições de venda.

Assim, a conferência das mercadorias e a sua inserção em termos de quantidade no estoque é fundamental para o bom andamento da empresa. Além disso, é bem provável que o problema chegue até o consumidor se as mercadorias não forem conferidas em termos de qualidade.

Como fazer conferência de mercadorias em sua empresa?

Na sequência, apresentamos alguns passos para conferir de mercadorias em sua empresa:

1º Passo: Inspecionar a qualidade das mercadorias

Esta inspeção poderá ser feita de maneiras diferentes dependendo as atividades do negócio:

• Se for em empresas que envolvem produtos perecíveis: observar a validade das mercadorias, se estão na qualidade necessária para a comercialização, se não tem danos nas embalagens, se possui a quantidade comprada;
• Se for para empresas que não envolvem produtos perecíveis: constatar se as mercadorias atendem às características físicas do pedido, se há avarias nas embalagens que podem ter danificado o produto e se estão na quantidade indicada no pedido.

Em caso de a empresa comercializar os 2 tipos de produtos, perecíveis e não perecíveis, considere sempre a inspeção física e quantitativa das duas situações.

2º Passo: Faça a separação das mercadorias e o armazenamento correto

Ao receber as mercadorias e fazer a inspeção física e quantitativa, vá organizando de maneira separada cada tipo de item, além de já ir armazenando no local já determinado anteriormente. Este fator é fundamental para que não haja perda de tempo e no estoque. 

A cada tipo de mercadoria recebida e armazenada, é possível não misturar as mercadorias, e otimizar o espaço disponível para esta atividade.

3º Passo: Organize espaços específicos no estoque de maneira antecipada

A partir do pedido feito ao fornecedor, se dirija ao estoque e determine locais específicos para a alocação das mercadorias. Esta atitude evitará que, quando for realizada a entrega, cada mercadoria já tenha local específico para armazenamento.

Facilitará também que você não fique com todos os produtos juntos, e tenha que separá-los novamente.

4º Passo: Oriente seus colaboradores para otimizar o recebimento das mercadorias

Dependendo da quantidade de mercadorias que foram compradas, é possível organizar mais ou menos colaboradores para o recebimento e conferência. Assim, organize previamente a necessidade de pessoas, para fazer o recebimento de forma otimizada, desta maneira, é possível determinar quem e quantas pessoas irão fazer a inspeção física, a contagem, a separação, e o armazenamento.

5º Passo: Faça a conferência da Nota Fiscal

Apesar de ter em mãos o pedido de compras, é preciso conferir o que consta na NF, uma vez que é ela que vai determinar a tributação das mercadorias recebidas. 

Assim, confira, além da quantidade, o preço unitário de cada produto e a marca, se está em conformidade com o pedido. Além disso, procure ver os impostos incluídos, se estão de acordo com o acordado, bem como o custo do frete.

É possível também realizar o processo de conferência de maneira informatizada, o que pode evitar problemas na quantidade recebida, causado por erro humano de contagem.

Com o processo quantitativo informatizado, já é possível implantar diretamente na quantidade de estoque, e evitar o retrabalho dos colaboradores.

Por fim, um processo de conferência de mercadorias bem feito, evitará muitos problemas para a empresa. Esperamos que, com o post de hoje, você possa aproveitar as informações adquiridas e melhore muito esse aspecto do seu negócio!

Lembre sempre de  como é primordial fazer uma boa conferência de mercadorias. Assim, os clientes sabem que é possível confiar nas informações da sua empresa. Aposte nesse serviço com excelência e profissionalismo sempre!