Muitas vezes, ficamos “matutando” para separar o urgente do importante, quando na verdade, existem outros pontos que devemos considerar: o fato de que só será urgente se for importante, e o fato de que o importante nem sempre é urgente.
Os prazos e o tempo disponível para executar as tarefas também devem ser levados em conta. No decorrer deste texto, damos mais detalhes sobre esse assunto para você refletir com a gente. Confira!
É possível separar o urgente do importante?
De certa forma, é possível sim. No entanto, devemos ter um olhar bastante atento na hora de separar o urgente do importante. Afinal, é muito fácil cair no equívoco de achar que tudo é importante e pra ontem, especialmente quando não estamos acostumados a fazer a organização das tarefas do dia. Abaixo damos detalhes que podem ajudá-lo a refletir sobre essa temática:
Só é urgente se for importante
Muitas vezes cometemos o equívoco de dizer que algo é urgente, tentando fazer determinada tarefa o quanto antes, quando, na verdade, a atividade não é importante. Dito de outro modo, devemos ter consciência de que algo só pode ser considerado urgente se for realmente importante.
Vamos supor que você tem que entregar um relatório ao seu chefe. O pedido desse relatório foi feito ontem, e ele solicitou que a entrega acontecesse amanhã. Logo, estamos diante de algo que é urgente e, ao mesmo tempo, importante. Portanto, devemos colocar como uma prioridade dentro da nossa lista de tarefas de hoje.
Porém, quando um colega solicita algo para você, como por exemplo, organizar o armário do escritório, dizendo que é urgente, apenas para “apressar”, mas, na prática, não agrega tanto assim, é porque a atividade não é tão importante. Embora seja preciso organizar, você não precisa passar por cima de tudo o que tem para hoje apenas para arrumar o armário. Percebe a diferença?
O importante nem sempre é urgente
O importante não precisa ser encarado como urgente, todas as vezes. É necessário ter um olhar crítico e sempre conversar com quem solicita determinada tarefa.
Pergunte para a pessoa se você pode entregar no dia x, y ou z. E evite aceitar todas as demandas que surgem do nada, apenas para agradar alguém. Afinal, isso pode sobrecarregar a sua rotina e atrapalhar a organização das prioridades.
Obviamente, quando houver um prazo apertado por motivos específicos, aí sim o importante será urgente.
Verificar os prazos e o tempo disponível é um caminho
Para separar o urgente do importante também é possível verificar o prazo e o tempo disponível. Vamos supor que você precisa entregar algo importante na segunda-feira da semana que vem, e você leva 30 minutos para tal tarefa. Se hoje for terça-feira, você não precisará encarar a situação como urgente, apenas como importante.
Porém, se uma demanda surge para ser entregue daqui dois dias, e você leva mais de 10 horas para executá-la, então talvez seja interessante encará-la como urgente, para não deixar para cima da hora.
Essas análise e alinhamento de prazos podem ajudar na hora de separar o urgente do importante. Organize-se! 🙂
Veja também: Como selecionar as prioridades do dia?