Como desenvolver um plano de trabalho em 3 etapas

O plano de trabalho estabelece as linhas estratégicas nas quais a pequena empresa ou o empreendimento recente concentra sua atenção para o seu desenvolvimento futuro. No local de trabalho, esse plano é o prelúdio para o cumprimento dos objetivos empresariais. Mas, como criá-lo de forma realista e eficaz?

O que é um plano de trabalho?

O plano de trabalho é um programa estratégico formado por um conjunto de processos por meio dos quais uma equipe pode identificar objetivos e alcançá-los. Assim, não serve apenas para avaliar o processo ou antecipar possíveis incidentes. É uma ferramenta de enorme utilidade na gestão e na tomada de decisões.

Os planos de trabalho são especialmente úteis para pequenas empresas e trabalhadores autônomos. Faz-se especialmente necessário quando os empreendedores desejam participar de suas operações diárias.

Ainda sobre a definição e importância dos planos de trabalho

Como citado, o plano de trabalho é a ferramenta fundamental para a definição dos objetivos de negócio. Faz-se isso a partir da determinação de um diagnóstico real da situação da empresa.

Embora não exista uma fórmula única para elaborá-lo, visto que cada caso é diferente, existem algumas diretrizes que todas as empresas podem aplicar. Nesta matéria, iremos comentar 3 etapas simples de desenvolvimento e criação para te ajudar no processo.

De um modo geral, os planos de trabalho são recursos organizacionais de tarefas, seja a nível empresarial, acadêmico ou individual. Mas, quando falamos em planos de trabalho para as empresas, estes podem ser definidos de forma diferente.

São documentos que determinam e registram exercícios e ações, bem como tarefas preventivas que otimizam a gestão do negócio. Em última análise, a situação das contas dos empreendimentos trabalhadores independentes melhora.

O desenvolvimento dessa ferramenta

Embora os planos de trabalho sejam apresentados como a melhor solução para manter a equipe organizada em todas as fases de um projeto, nem todas as empresas os fazem. Mas, embora sem ele certos objetivos possam ser alcançados, é muito provável que não sejam totalmente bem-sucedidos. Portanto, essa opção garante que as possibilidades de cumprir os planos de forma eficiente se multipliquem.

Não podemos esquecer que o plano de trabalho é uma bússola para orientar a administração e os colaboradores no alcance dos objetivos empresariais. Pois, a partir das linhas de trabalho definidas, é possível:

• Extrair a situação da empresa, tanto interna quanto externamente;
• Definir planos de ação e prevenção com o objetivo de potencializar pontos fortes e oportunidades;
• Paralelamente, identificar e gerenciar ameaças e pontos fracos;
• Ajudar a administração a ter mais clareza sobre os resultados que deseja obter;
• Sistematizar as linhas de ação dos diferentes projetos, para que a agilização dos processos seja aumentada.

Linhas mestras de um plano de trabalho: como criá-las em 3 etapas

Quer por não saberem por onde começar, quer por subestimar a sua eficácia, muitas pequenas empresas ou autônomos não valorizam a possibilidade de conceber planos de trabalho. Portanto, abaixo, detalhamos como criar algo substancial, de forma simples, útil e realista.

1.Identifique o propósito

No âmbito empresarial, o plano de trabalho auxilia as áreas a saber em quais projetos trabalharão nos próximos meses. Ademais, isso se dá no curto, médio ou longo prazo. Normalmente, esses planos são determinados nas seguintes situações:

• Imediatamente após uma avaliação anual de desempenho;
• Quando as equipes realizam grandes projetos;
• Em tempos de crise;
• Para organizar um novo calendário fiscal no início do ano.

Softwares de última geração, baseados em “bussiness inteligente”, oferecem ao usuário informações atualizadas. Além disso, são também informações de grande utilidade para a implementação de planejamentos viáveis.

2.Escreva uma introdução e um histórico

Para criar planos de trabalho úteis, assim como profissionais, é importante escrever uma introdução e um histórico. Com essas informações no papel, a gerência obtém uma visão contextualizada do plano.

Como resultado, é mais fácil transmitir o que se deseja alcançar para a equipe, mas também facilita a sincronização de todos os departamentos. Por exemplo:

• Apresentar os projetos específicos que serão trabalhados durante um determinado período;
• Detalhes de listagem ou estatísticas de relatórios recentes;
• Identificar problemas para sua abordagem.
• Aproveitar recomendações ou linhas de ação que funcionaram em projetos de trabalho anteriores.

3.Determine as metas e objetivos: o que você espera alcançar?

A determinação de tarefas e objetivos é a alma do plano de trabalho, devendo incluir os seguintes pontos:

• As tarefas a realizar e quem será o responsável pela sua execução;
• O número de tarefas, numeradas e listadas em uma sequência lógica;
• Quando essas tarefas são realizadas e quando são encerradas;
• A duração do plano.

O diagrama de Gantt: uma ajuda extra para visualizar o status do plano de trabalho

Uma fórmula amplamente utilizada pelas empresas para a determinação de objetivos é o diagrama de Gantt. Pois, este é um gráfico que mostra a lista de tarefas e o tempo concedido para realizá-las. O diagrama de Gantt permite:

• Compartilhar, bem como visualizar informações do plano facilmente, permitindo que toda a equipe fique por dentro de todas as tarefas que precisa realizar;
• Tomar decisões mais focadas e eficazes em relação à atribuição de tarefas, cronogramas, etc.;
• Aumentar a produtividade da equipe por meio da sincronização interativa de tarefas. Assim, nesse sentido, existem softwares de gestão empresarial que incorporam ferramentas de monitoramento de atividades. Com eles, os departamentos ficam atentos às mudanças.

Como você pode ver, um plano de trabalho é a forma ideal de definir objetivos de negócios e otimizar resultados. Essa é uma ajuda extra para começar a crescer o empreendimento sem pontas soltas.