Conseguir organizar o trabalho de modo eficiente é o objetivo de quem busca mais produtividade e desempenho no dia a dia. Isso porque, com uma organização eficiente, torna-se possível sanar aqueles gaps em prazos, bem como delegar atividades que tendem a ultrapassar os nossos limites pessoais.
Pensando nisso, fizemos este guia com sugestões e considerações que podem ajudá-lo nesse objetivo. Acompanhe e comece a preparar uma rotina mais promissora no trabalho!
Como organizar o trabalho de modo eficiente?
Para organizar o trabalho de modo eficiente, é importante que você avalie a sua rotina e as suas demandas atuais. Afinal, cada trabalho e cada rotina são únicos, o que não nos permite passar para você uma “receita”, não é mesmo?
Você precisa avaliar o que deve entregar todos os dias, quanto tempo cada uma dessas atividades demanda, e assim por diante. A seguir, apontamos algumas dicas que tendem a ser gerais – para todas as áreas -, mas cabe a você saber avaliar o que pode fazer sentido para o seu caso. Veja:
1. Saber priorizar as demandas
Saber priorizar as demandas que você tem que entregar, ao longo do dia e da semana, é uma peça-chave para conseguir se desenvolver com mais organização.
Se você não sabe o que deve ser posto “na frente” das outras tarefas, pode acabar se atrapalhando nas entregas. Por isso, avalie os prazos e a importância de cada atividade, visando criar uma lista de prioridades.
2. Delegar o que sobrecarrega
Se você perceber que há uma quantidade de tarefas acima do que você pode concluir diariamente, talvez seja este o momento ideal para você delegar esses excessos.
Você pode avaliar quais atividades podem ser executadas por outras pessoas e delegá-las com clareza, estipulando prazos e passos.
3. Criar métodos para trabalhos repetitivos
Sabe aqueles trabalhos que costumam ser bastante repetitivos? Pois bem! Eles podem ser desenvolvidos com base em métodos.
Criar um passo a passo para esses trabalhos que são feito com frequências pode poupar aquele tempo que você analisaria o que fazer em seguida, ao mesmo tempo em que poupa energia mental.
Logo, é mais uma das formas de como organizar o trabalho de modo eficiente.
4. Estipular tempo de pausa ao longo do dia
Uma rotina de trabalho bem estruturada e organizada também considera as pausas que devem acontecer ao longo do dia. Sem elas, sobrecarregamos a mente e o corpo, e tendencialmente reduzimos nossos resultados.
Por isso, inclua na sua agenda aqueles momentos de pausa rápida e de descansos – podem ser poucos minutos entre uma tarefa difícil e outra, fora o almoço e os lanches. Dessa forma, você começa a organizar o trabalho de modo eficiente, cuidando, inclusive, da sua saúde mental.
5. Aprender a dizer “não”
Aprender a dizer “não” quando pertinente é fundamental. Se você sempre aceita as demandas alheias, mesmo sabendo que não dará conta de tudo, está sabotando a sua rotina e reduzindo a eficiência do seu trabalho.
Sendo assim, comece a ter um olhar mais crítico na hora de aceitar uma demanda: será que realmente vale a pena aceitá-la? Ou é melhor admitir que não dará conta, de acordo com o prazo que a pessoa estipulou? Pense nisso!