Cada vez mais parece que 24 horas não são suficientes para dar conta de todas as tarefas do dia. A palavra produtividade está cada vez mais comum na nossa rotina e, com isso, fica a dúvida: Como eu aumento a minha produção? A Matriz de Eisenhower pode te ajudar.
A partir de agora, você entenderá como funciona esse método que te ajuda a intensificar a sua produtividade, já que ela te ajuda a organizar o seu dia.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Usado pela primeira vez presidente dos EUA, Dwight D. Eisenhower, o método Matriz de Eisenhower baseia-se em avaliar a tarefa entre importante / não importante e urgente / não urgente.
Em outras palavras, a “Matriz do Tempo” (como também é conhecida) busca organizar e priorizar as suas atividades conforme a urgência e importância de cada uma delas. Assim, é possível aplicá-la na vida cotidiana ou apenas em um projeto específico.
Basicamente, a Matriz de Eisenhower divide-se em quatro partes:
- quadrante 1 (não urgente, porém é importante) – tarefas nas quais há tempo para planejar, mas não podem ser esquecidas. É nesta seção que você precisa focar e ter mais tarefas;
- quadrante 2 (urgente e importante) – atividades que possuem prazos mais curtos e são essenciais, como trabalhos e provas. Procure diminuir a quantidade de itens nesta seção;
- quadrante 3 (urgente e não importante) – atividades que você pode delegar a outra pessoa. Esse quadrante deve ser evitado;
- quadrante 4 (não urgente nem importante) – tarefas que são desnecessárias. Busque sempre eliminar esta seção.
O quadro acima é apenas uma das maneiras que você pode representar a Matriz de Eisenhower, entretanto você pode dispô-la em outros formatos, como em listas. O que importa é dividir a representação em quatro partes e seguir a indicação de cada uma.
Além de ajudar a organizar e dar prioridade às suas tarefas do cotidiano, essa metodologia também ajuda no autoconhecimento. Isso acontece porque você consegue acompanhar o seu desenvolvimento e a evolução da sua produtividade.
Entenda a diferença entre urgente e importante
Para utilizar a Matriz de Eisenhower da melhor forma, é necessário que você entenda a diferença entre importante e urgente. Basicamente, as tarefas importantes são aquelas que relacionam-se a objetivos ou metas, como uma prova, um relatório mensal ou um projeto.
Já os afazeres urgentes são aqueles que possuem prazo, geralmente curto, como fazer uma inscrição ou marcar uma reunião. É comum que essas tarefas não possam mais acontecer após uma certa data, portanto se tornando urgentes.
Produtividade a todo vapor
A Matriz de Eisenhower é um ótimo ponto de partida para gerenciar o trabalho e as tarefas. Após definir quais afazeres entram em cada um dos quadrantes urgente/importante, você pode realizar, também, a gestão do tempo com base na divisão das seções.
Com esse método, você é capaz de priorizar tarefas de uma forma muito mais eficaz, melhorando, assim, a eficiência do ambiente de trabalho. Além disso, você consegue eliminar aquelas atividades que desperdiçam seu tempo e avançar em suas metas.
Por fim, lembre-se de que as interrupções podem atrapalhar, e muito, a sua produtividade. Por exemplo, uma reunião desnecessária, uma conversa com um colega ou uma simples checagem no celular. Usar a Matriz de Eisenhower sem foco, não adiantará.
Portanto, procure entrar no seu estado de foco máximo, mais conhecido flow — estágio máximo de atenção, no qual parece que o tempo parou e você não pensa mais em nada, somente naquilo que está fazendo.
Aliando a metodologia ao estágio de atenção, seu tempo será muito mais bem aproveitado e seu nível de produtividade aumentará consideravelmente.
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