Certificado Digital eSocial e o repasse informal da assinatura eletrônica
Entenda a utilização do certificado digital eSocial por prestadores de serviço de Contabilidade, Administração de Condomínios, Gestores de RH e SST, conforme informações do MOS.
O declarante envia ao eSocial os respectivos eventos no WS-Webservice, assinando-os com seu certificado digital. Sendo assim, os atos da vida civil são praticados mediante assinatura da pessoa física ou jurídica, que é titular da obrigação. O certificado digital é basicamente um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, identificando o responsável pelo ato.
Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil
Dessa forma, para sua utilização no sistema eSocial, o certificado deve ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, e ser do tipo A1 ou A3.
Quando uma pessoa (física ou jurídica) pratica atos em nome de outra, o faz por meio de procuração: quem assina é o procurador, representando o outorgante, com o dever de praticar os atos em seu interesse, restritos ao objeto da outorga, sob pena de responsabilidade. Sendo assim, em se tratando de transações no mundo digital, para esta situação, existe a figura da procuração eletrônica.
Assim sendo, o envio de eventos para o eSocial pode ser feito tanto pela pessoa física ou jurídica, sujeito passivo da obrigação, como por um terceiro com poderes outorgados para tal, reforça o MOS.
A necessidade da procuração eletrônica
Esta representação por um terceiro é uma situação rotineira na área trabalhista e tributária como, por exemplo, nos casos de escritórios de contabilidade, gestores de recursos humanos, empresas de medicina e engenharia de segurança do trabalho, ou administradoras de condomínios edilícios, todos representando seus respectivos clientes. Estes são cenários típicos em que deve ser utilizada a citada procuração eletrônica.
Conforme reforça o MOS, ressalte-se que é irregular, embora frequente no âmbito das prestadoras de serviço supracitadas, a situação em que o certificado digital do titular da obrigação (e sua senha) são entregues ao terceiro que seria seu representante, quando o correto seria a procuração eletrônica.
O representante, de posse do certificado e senha da pessoa obrigada, estaria enviando os eventos ao eSocial, assinando-os como se fosse o titular, com o certificado digital do titular. No entanto, conforme informa o MOS, este procedimento implica violação das diretrizes de segurança do certificado digital, recaindo a responsabilidade sobre o titular do certificado. Portanto, é fundamental a formalização dessa função por meio de procuração.
