Você sabe como mapear os processos da sua empresa e o que significa esse conceito?
O mapeamento de processos faz a descrição do fluxo de trabalho de cada setor da empresa. Nesse caso, é importante entender como realizar essa rotina dentro do negócio e garantir então maior eficiência.
Também chamado de fluxograma, apresenta a realidade interna e confere sequência e lógica nas atividades desenvolvidas, bem como dá ideia de como ocorre os fluxos de trabalho. Acompanhe os detalhes a seguir.
Aprenda como mapear os processos de sua empresa
Na sequência, apresentamos como mapear os processos de sua empresa. Veja como fazer e aproveite todos os benefícios.
Entenda o que é mapear processos e seu funcionamento
Reconheça inicialmente quando os processos iniciam e quando finalizam. Na sequência, vá estabelecendo as atividades que irá realizar em seguida durante todo o processo.
Identifique quais são as pessoas responsáveis em cada etapa do processo, quem são os colaboradores, quais são os recursos financeiros, materiais e humanos utilizados em cada etapa, além dos resultados envolvidos, as dificuldades e os riscos de cada etapa.
Este passo, permite que cada etapa de produção se efetive de acordo com o planejamento realizado, o que mantém o padrão de qualidade e reduz custos.
Faça a definição dos objetivos esperados para mapear os processos
A sequência deve iniciar com o planejamento estratégico da empresa e seus objetivos. Sendo assim, estabeleça objetivos para cada etapa do processo, e avalie quais são os problemas que precisam de solução.
Mais especificamente, identifique as atividades de cada etapa e sua verdadeira importância, bem como os riscos existentes e as normas e regulamentações de cada um.
Opte pelo tipo de mapeamento de processo que mais se adapta para a sua empresa
Veja como mapear os processos de forma adequada:
- Por atividade: estabelece as atividades com ou sem valor agregado;
- Detalhado: oferece uma visualização mais detalhada de cada etapa do processo;
- Por documentos: estabelece as entradas e saídas de um processo;
- De alto nível: detalha desde o fornecedor de insumos, entradas, saídas, processos, saídas e consumidores;
- Renderizado: mantem o seu foco nas melhorias que precisam ser realizadas;
- Raias: estabelece individualmente as responsabilidades de cada etapa no processo;
- Usando Diagramas de cadeia de valor agregado: fornece a visualização de maneira simplificada de um processo;
- Fluxo de valor: realiza a análise e a melhoria dos processos de fabricação de um produto ou serviço;
- Diagrama de fluxo de trabalho: apresenta o processo em forma de fluxo;
Agora que você já sabe quais os tipos de mapeamento de processo, procure então utilizar aquele que mais se adapta às suas necessidades, e apresente os resultados que se espera.
Determine o formato do mapa e as ferramentas que serão utilizadas para a sua elaboração
Um mapa é uma representação gráfica para apresentar os resultados. Sugere-se que você utilize o diagrama de atividades, ou seja, o Modelo e Notação de Processos de Negócio. Este diagrama possui ícones padrões para modelar os processos, tendo como objetivo, facilitar a visualização.
Quanto às ferramentas para construção do mapa, podem ser utilizadas entrevistas, questionários, fluxogramas, tabelas, entre outros.
Procure automatizar as etapas do processo que são possíveis
Depois que o fluxograma estiver criado, você pode então avaliar quais as etapas que podem sofrer automação. Dessa forma, reduz custos, melhora a colaboração entre os funcionários e diminui a burocracia da empresa.
Para tanto, procure realizar os cálculos necessários, para avaliar se automação é possível e vantajosa.
Busque criar indicadores para avaliar o funcionamento e a eficácia dos processos
Os indicadores possibilitam medir os resultados de cada processo como por exemplo: tempo de produção, qualidade, retrabalho, entre outros. Você pode utilizar a inteligência artificial para ajudar na análise e assim, transformar dados observáveis em informações para uso da gestão, e assim contribuir na tomada de decisões.
Conseguiu entender como mapear os processos da sua empresa e percebeu a sua importância para o negócio?
Realizar o mapeamento dos processos faz com que os administradores avaliem de forma mais clara, os gargalos de produção, os problemas existentes e as possíveis soluções para os problemas.
Atuar diretamente sobre esses entraves de produção é de extrema importância para a empresa que quer crescer saudável, com produtividade e melhoria de resultados.
Agora que você já sabe como mapear os processos da sua empresa, utilize o método e tenha sucesso em seu negócio.
