Para manejar prazos apertados é fundamental acompanhar o desenvolvimento da sua agenda, todos os dias. Isto é, você precisa ficar atento à lista de tarefas diárias, semanais e mensais, a fim de não perder nenhum prazo importante.
Pensando nisso, trouxemos algumas dicas que podem ser úteis na hora de estabelecer uma organização nesse sentido. Confira e saiba mais.
Como manejar prazos apertados?
Antes de qualquer coisa, você precisa de muita paciência e dedicação para manejar prazos apertados. Não adianta querer uma agenda organizada se, simplesmente, você não anota o que deve ser feito, não tem paciência de analisar as suas prioridades, e assim por diante.
Por isso, lembre-se de que a sua organização só depende única e exclusivamente de você. Aceitar essa responsabilidade é de suma importância para conseguir manejar os prazos.
Além disso, outras ações podem ser pertinentes, como por exemplo:
1. Primeiramente, tenha todos os prazos atualizados
Os seus prazos precisam se manter atualizados. Isto é, você precisa ter uma lista de tarefas com os prazos bem estipulados. Afinal, se você só tem um monte de tarefa para fazer, e sequer sabe quando deve entregar cada uma delas, como poderá organizar a sua rotina de modo eficiente? Pois é!
Por isso, certifique-se de primeiro listar todas as suas tarefas, anotando ao lado quais são os prazos de cada uma delas.
2. Mantenha alertas em sua agenda digital ou no Trello
As agendas digitais, como a do Google, ou mesmo ferramentas como o Trello, podem ser muito efetivos quando o assunto é manejar prazos apertados. Afinal, você poderá preencher essas ferramentas com todas as informações sobre as tarefas pendentes, inclusive com datas.
Assim, é possível manter alertas por e-mail, que garantem que tarefas “menores” não passem despercebidas.
3. Delegue o que não precisa ser feito por você
Sabe aquelas atividades que acabam sobrecarregando a rotina e impedindo que você consiga manejar prazos apertados? Pois bem… Essas tarefas, muitas vezes, podem ser delegadas e você nem se deu conta.
Experimente delegar algumas atividades para quem sabe fazê-las mais rapidamente e melhor, por exemplo. Isso mudará a sua rotina.
4. Estabeleça fluxos de trabalho que sejam automatizados
Você possui métodos de trabalho? Ou cada atividade, mesmo que seja semelhante com outra, é feita do zero e sem critério algum? Se você age nesse modo aleatório, talvez esteja na hora de criar métodos e passos para seguir um fluxo de trabalho mais automatizado. Isso ajuda a poupar tempo e, consequentemente, manejar prazos apertados.
5. Não exceda na quantidade de trabalho
Evite aceitar trabalho que você sabe que não dará conta de fazer dentro de um prazo específico. Você não precisa ser um super-herói que aceita todas as demandas alheias. Saber dizer “não”, no ambiente de trabalho, é fundamental.
6. Saiba estabelecer prazos inteligentes
Por fim, da mesma forma que você precisa saber negar o que não é possível encaixar na sua agenda, saiba estabelecer prazos inteligentes. Se você crê que determinado trabalho será finalizado apenas no dia 15, que tal colocar o prazo, para o cliente, para o dia 20? Assim você tem um “respiro” e pode manejar melhor as suas demandas.
Boa sorte com a sua agenda!