Como fazer controle de notas fiscais?

Normalmente, nos pequenos e médios empreendimentos, quem faz o controle financeiro é o próprio administrador/proprietário dela. Por isso que hoje, nós vamos indicar como fazer controle de notas ficais correto em sua empresa.

O que significa fazer o controle de notas fiscais?

As empresas têm a obrigação de emitir notas fiscais em cada operação de venda realizada (excluindo as MEIs, que não possuem esta obrigatoriedade). Estas notas fiscais precisam ser arquivadas pelo período de 5 anos e, dessa forma, é preciso controlar a maneira pela qual é feito o seu armazenamento.

Assim, tornará a sua consulta mais fácil em caso de ser necessário para a fiscalização. Além disso, irá aumentar a segurança dos dados da empresa.

Por que controlar as notas fiscais?

Como dissemos, o controle das notas fiscais é importante, principalmente para apresentar à fiscalização, em caso de necessidade. Se não for feito de maneira adequada, a empresa poderá sofrer multas e punições.

Dessa forma, apresentamos na sequência algumas justificativas para realizar o controle das notas fiscais:

• Aumenta o controle sobre o armazenamento das notas, o que torna mais fácil o seu acesso, se for necessário;
• É sobre as notas fiscais que são pagos os devidos impostos, e se não houver o controle, será bem difícil verificar se está fazendo o recolhimento de maneira correta;
• É possível controlar as vendas realizadas, e se houver desvios, é possível fazer esta detecção;
• Evita os erros, o retrabalho e as eventuais multas e punições.

Quando a emissão da nota fiscal é feita de maneira adequada, é possível calcular os impostos a pagar de maneira mais rápida, fazer um cadastro dos clientes da empresa, controlar o estoque dos produtos e fornecer de maneira imediata a sua emissão para o cliente.

Como fazer o controle de notas fiscais de forma correta?

Existem maneiras eficientes de fazer o controle de notas fiscais de maneira correta. Entre elas:

Invista em um sistema de gestão e emissão de notas fiscais eletrônicas

Adquira um sistema computacional que faça a emissão eletrônica das notas fiscais, pois, assim, você poderá fazer o controle diário de maneira mais rápida e prática.

Fazendo isso, será possível ter um cadastro dos clientes da empresa e dos produtos comercializados. Dessa forma, mesmo com um baixo custo se pode simplificar todos os procedimentos realizados na empresa. Além disso, é possível que você, empreendedor, tenha em um único local todo o processo de emissão de notas, os clientes e a quantidade de produtos ainda em estoque.

Não é aceitável, em pleno século 21, que as empresas ainda façam este trabalho de forma manual.

Armazene as notas fiscais de maneira organizada

A questão do armazenamento é de grande importância, como já foi citado. Por isso, considere que você pode ter 2 tipos de notas fiscais: as físicas e as eletrônicas. Sendo assim, há formas organizadas para armazenar cada uma delas:

• Notas físicas: organize as notas físicas, separando-as em entradas e saídas, e agrupe-as de forma mensal;
• Notas eletrônicas: de maneira mais fácil, é possível criar pastas em seu computador que armazenem elas de maneira separada em entradas e saídas, além de agrupar por mês. Para ter maior segurança nestes dados, é possível você fazer o armazenamento na nuvem, e não perder as informações.

Faça o compartilhamento de dados financeiros da nuvem como seu contador 

O setor contábil da empresa, seja com um contador contratado, ou uma empresa terceirizada, precisa ter acesso aos dados financeiros da empresa, para que a rotina dos seus trabalhos seja facilitada.

Procure ter um bom relacionamento com os seus fornecedores, colaboradores e clientes

As boas relações entre os envolvidos com a empresa são de fundamental importância, com destaque especial para as pessoas que trabalham com as contas a pagar e a receber.

Os fornecedores e clientes também são de extrema importância, pois, se houver algum problema de ajuste nos documentos, eles o farão com maior rapidez, atendendo às suas necessidades.

Percebeu a importância de manter os controles de notas fiscais de forma adequada e, assim, evitar problemas futuros?

Esta é a intenção deste artigo: Fazer com que você perceba que a organização dos documentos, principalmente das notas fiscais é de extrema importância para a empresa.

Por fim, mantenha a sua empresa organizada, este investimento será de grande valia e pode evitar muita dor de cabeça.

Ter o correto controle fiscal do seu negócio é muito importante e você precisa estar sempre atento a todos os detalhes para que nada escape! O intuito do post de hoje era acender esse alerta em sua vida, de forma positiva e pensando no melhor para a sua empresa, sempre!