Vai fazer a folha de pagamento? Veja essas dicas para não se complicar

A folha de pagamento de uma empresa precisa ser feita de forma eficiente, para que os colaboradores recebam todos os seus direitos de remuneração e impostos. Por isso que hoje, nós vamos dar dicas para não se complicar na hora de fazer a folha de pagamento.

Toda empresa tem obrigatoriedade em elaborar a folha de pagamento, mesmo que não exista um modelo específico de apresentação, desde que contenha todas as informações obrigatórias. Assim, os colaboradores terão clareza de receber todos os valores a que têm direito, e evita que ocorram processos trabalhistas.

Dicas para não se complicar ao fazer a folha de pagamento

Para fazer a folha de pagamento e não se complicar com a legislação, se prepare com antecedência, e procure atender às determinações da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Além disso, considere as dicas que apresentamos na sequência algumas dicas para não se complicar:

1ª dica: Faça o controle da folha ponto dos colaboradores

O controle da folha ponto dos colaboradores é uma exigência do Ministério do Trabalho e Emprego, e de extrema importância para que a empresa realize o cálculo dos descontos, bônus e bancos de horas.

Manter um ponto eletrônico, com acesso por softwares de gestão, possibilita a obtenção dos dados de forma rápida e de qualquer lugar com acesso à internet.

2ª dica: Faça o planejamento de todos os itens que deverão constar na folha de pagamento

Planeje todos os itens que farão parte da folha de pagamento de forma antecipada. Esta atitude faz com que os erros sejam evitados na elaboração da folha.

Assim, preveja as informações que farão parte dos dados cadastrais, e quais serão os itens que devem constar na folha, pois somente assim, é que este planejamento terá sentido.

3ª dica: Faça a classificação dos colaboradores considerando as suas funções na empresa

A classificação dos colaboradores de acordo com a sua função envolve uma correlação entre os termos contratuais, a carteira de trabalho, e a folha de pagamento. Ela indica claramente o histórico de vida do colaborador, e possibilita uma melhor avaliação na prestação de contas, nas demissões, nos cálculos de férias, entre outros.

Com a indicação correta da categoria a que o colaborador pertence, ele terá conhecimento sobre as convenções coletivas da categoria, e sobre as regras específicas que devem servir como orientação para o empregador.

4ª dica: Realize uma revisão das horas extras dos colaboradores 

Outro cuidado que se tem que ter é de anotar com precisão o tempo que o colaborador trabalhou durante o mês. Assim, é possível constatar alguns bônus e horas extras a serem pagas para o empregado. Outra anotação deverá ser quanto às faltas sem justificativas que deve haver o desconto, seja no vencimento ou no banco de horas.

Lembre-se também de considerar os adicionais de insalubridade ou periculosidade, dependendo da situação, bem como os descansos semanais que devem ser pagos. 

Todas estas informações devem estar claras na folha de pagamento, para que o colaborador entenda, e perceba que seus direitos estão sendo pagos.

5ª dica: Fique atento em calcular corretamente os impostos e os descontos

As deduções e impostos devem ser pagos e identificados de maneira correta na folha de pagamento. Isso porque, as informações farão parte das deduções da folha e resultarão no salário líquido de cada colaborador.

Apesar de que as contribuições para o INSS e FGTS devem ser retidas na fonte pelo empregador, de acordo com a faixa de salário do colaborador, esses valores também precisam estar explícitos na folha de pagamento.

6ª dica: Considere apresentar na folha de pagamento os benefícios concedidos pela empresa

Lembre de incluir na folha de pagamento os benefícios da empresa como: comissões, participação nos lucros, licença-maternidade, adicionais de qualquer tipo para o colaborador.

É muito comum ocorrer que as folhas de pagamento sejam feitas sobre o valor base, e os outros pagamentos são realizados por fora. Assim, o empregador paga menos INSS e FGTS. E é comum, o colaborador aceitar essa situação. 

Não esqueça, também, que é preciso acionar a justiça para resolver qualquer divergência entre empregador e empregado.

Procure não criar incômodos para a empresa e, assim, elabore a folha de pagamento de forma mais transparente e clara possível. Muitas vezes, o barato custa caro. 

Por fim, evite sempre todos estes prejuízos para a sua empresa e, assim, procure estar sempre agindo de acordo com a legislação em vigor.

Agora que você já sabe como proceder e, também, como elaborar a folha de pagamento da melhor forma, não esqueça do que aprendeu por aqui e fique longe de possíveis problemas!