Você já se sentiu perdido ou estressado ao procurar um documento importante e não encontrar? Ou então, ao receber uma multa, um juro ou uma cobrança indevida por não pagar uma conta, ou imposto no prazo? Se você respondeu sim, saiba que você não está sozinho. Neste artigo, nós vamos te mostrar como organizar os seus documentos de forma simples e eficiente, seguindo alguns passos básicos.
Você aprenderá como separar os seus documentos por tipo, como escolher um método de armazenamento, como ordená-los por ordem alfabética ou cronológica, e como descartar os desnecessários ou vencidos.
Organize seus documentos e facilite a sua vida financeira
Muitas pessoas sofrem com a desorganização, que pode prejudicar a sua vida financeira e a sua tranquilidade. Mas não se preocupe, por existir uma solução simples e eficiente para esse problema: organizar os seus documentos.
Seguindo essas dicas, você terá mais controle e segurança sobre as suas finanças, além de economizar tempo e dinheiro. Ficou curioso? Então continue lendo e descubra tudo sobre a organização dos seus documentos.
Separe os seus documentos por tipo
O primeiro passo para organizar os seus documentos é separá-los por tipo, conforme a sua finalidade e relevância. Por exemplo, você pode criar as seguintes categorias:
- Documentos pessoais: são aqueles que comprovam a sua identidade, como RG, CPF, CNH, certidão de nascimento, passaporte;
- Documentos financeiros: são aqueles que registram as suas movimentações financeiras, como extratos bancários, faturas de cartão de crédito, comprovantes de pagamento, recibos, notas fiscais;
- Documentos tributários: são aqueles que se referem aos seus impostos, como declaração de imposto de renda, informe de rendimentos, carnê-leão;
- Documentos patrimoniais: são aqueles que demonstram a sua posse ou propriedade sobre bens, ou direitos, como escritura de imóvel, contrato de aluguel, documento de veículo, apólice de seguro;
- Documentos jurídicos: são aqueles que envolvem questões legais ou contratuais, como certidão de casamento, divórcio, óbito, testamento, procuração.
Você pode criar subcategorias dentro de cada categoria principal, se achar necessário. Por exemplo, na categoria documentos financeiros, você pode separá-los por fonte de renda (salário, aluguel, investimentos) ou por tipo de despesa (moradia, alimentação, transporte).
Escolha um método de armazenamento
Após separar os seus documentos por tipo, você precisa escolher um método de armazenamento para guardá-los. Você pode optar por armazenar os seus documentos em formato físico ou digital. Veja as vantagens e desvantagens de cada um:
- Formato físico: consiste em guardar os seus documentos impressos em pastas ou arquivos. A vantagem é que você pode ter acesso aos originais sempre que precisar. A desvantagem é que eles ocupam espaço e podem se deteriorar com o tempo ou com acidentes (fogo, água, insetos);
- Formato digital: consiste em digitalizar os seus documentos e armazená-los em um computador ou em um serviço online. A vantagem é que você pode economizar espaço e preservar a qualidade. A desvantagem é que você pode perdê-los se o seu computador for danificado ou invadido por vírus.
O ideal é que você tenha uma cópia dos seus documentos em ambos os formatos. Assim, você pode ter mais segurança e praticidade na hora de consultar ou usar os mesmos.
Organize os seus documentos por ordem alfabética ou cronológica
Após escolher o método de armazenamento dos seus documentos, você precisa organizá-los por ordem alfabética ou cronológica. Isso facilitará a sua busca e o seu acesso aos seus documentos. Veja como fazer:
- Ordem alfabética: consiste em ordená-los pelo nome do titular ou do assunto. Por exemplo: você pode colocar os seus documentos financeiros em uma pasta com a letra B (de banco) ou C (de cartão), dependendo do tipo de conta.
- Ordem cronológica: consiste em ordenar os seus documentos pela data de emissão ou de vencimento. Por exemplo: você pode colocar as suas faturas de cartão de crédito em uma pasta com o mês e o ano de referência.
Você pode usar etiquetas, cores ou divisórias para identificar as suas pastas ou arquivos. Assim, você pode visualizar melhor os seus documentos e encontrar o que precisa com mais rapidez.
Descarte os documentos desnecessários ou vencidos
Um dos maiores erros na hora de organizar os seus documentos é guardar tudo o que você recebe, sem critério ou necessidade. Isso pode gerar um acúmulo de papel e de informação, que pode prejudicar a sua organização e a sua segurança.
Por isso, é importante que você descarte os documentos desnecessários ou vencidos, que não têm mais valor legal ou utilidade para você. Dessa forma, evita bagunça e problemas futuros.
Por fim, com essas dicas você consegue ter seus documentos bem mais organizados, para uma vida mais prática.
