Quando é preciso emitir uma opinião, avaliação ou comentário sobre algum projeto, assunto ou ponto de vista, é preciso considerar como fazer isto de uma maneira clara e ao mesmo tempo focada no resultado que se pretende obter.
Um feedback pode funcionar como um estímulo para o profissional que o motiva a tomar alguma atitude depois de receber uma boa dose de motivação.
Em contrapartida, se o feedback não for claro o bastante e sem planejamento, o profissional pode ficar totalmente desmotivado e com dificuldades para encontrar soluções para otimizar um processo ou resolver um problema.
O importante aqui não é se o feedback é positivo ou negativo, mas sim de que maneira ele será exposto e trabalhado.
Existem feedbacks com notícias negativas que trazem motivação e desencadeiam uma série de tomadas de decisões positivas. Ao passo que alguns feedbacks positivos podem trazer uma ótima notícia, mas deixam os profissionais envolvidos apáticos e meio perdidos na hora de processar exatamente o que deve ser feito a respeito.
Então não é o teor do feedback que é o mais importante, mas sim como este feedback será trabalhado é que faz toda a diferença.
É Preciso Se Preparar
Antes de requisitar o profissional que receberá o feedback, é preciso se preparar para ter em mãos alguns pontos chave sobre com quem você irá falar e o que será dito.
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Tenha em mente os pontos positivos e negativos de quem vai receber o feedback. Suas conquistas profissionais, erros, acertos, etc. Com antecedência busque informações sobre este profissional com seus subordinados e superiores para contar com o maior número possível de informações sobre ele e seu desempenho.
Agindo assim você poderá abordar o profissional com maior segurança e empatia na hora de trazer propostas, elogios ou críticas.
Ao expor o seu parecer, ponto de vista, é preciso ter segurança sobre suas informações preliminares e o assunto deste encontro.
Tudo Tem Sua Hora E Lugar
Como se trata de uma conversa entre duas pessoas com um objetivo específico, o ideal é ter um espaço mais reservado para expor e ouvir as posições do outro.
Até porque, caso haja críticas a serem trabalhadas, o ambiente não pode constranger nem desmotivar o profissional. Ele precisa estar confortável para expor seu ponto de vista e contra argumentações se for necessário. Isso sem falar na desagradável hipótese de ser interrompido no meio de um feedback importante.
A Postura
Um feedback eficiente não depende só da comunicação verbal. A linguagem corporal faz toda a diferença.
O ideal é convidar a pessoa para se sentar e alinhar os olhos, olhar diretamente para a pessoa a fim de passar segurança e credibilidade.
Não é interessante uma posição de hierarquia nesta hora, pois pode passar a impressão de uma forma punição ou julgamento quando na verdade trata-se apenas de uma conversa objetiva.
Porte-se como se estivesse em uma reunião importante, onde é preciso ter a atenção e oferecer ao funcionário a ideia de que sua dedicação e melhoria só trarão benefícios.
Neste encontro evite atender ao celular ou receber interrupções. É importante que se crie um vínculo de confiança e cooperação mútua, o que é muito prejudicado diante de interrupções.
Um Bom Começo
Ao chamar alguém para emitir seu ponto de vista ou os resultados de algum projeto, trabalho em que o funcionário atuou diretamente, comece pelos pontos positivos.
Todos possuem pontos positivos. Mesmo o profissional mais desligado ou em desacordo com o que era esperado consegue sim traçar bons desempenhos. Comece por aí.
Pode destacar que sabe o quanto ele se dedicou, que ele conseguiu tal resultado muito bom e que sabe que ele se dedica à empresa, etc.
Desta forma, o profissional terá a sensação de que ele está no caminho certo, se sentirá estimulado a ouvir realmente o que será dito.
Quando nos dispomos a dar um feedback que terá de corrigir ou criticar alguém, se iniciarmos a conversa já com estes pontos negativos, o funcionário automaticamente irá elaborar uma série de argumentos para se proteger. Daí ele pouco ouvirá realmente o que será dito em seguida.
Desenvolva o Discurso
Agora é preciso abordar a parte mais delicada que são os pontos negativos, o que foi feito de errado e quais foram os resultados de uma atitude que não correspondeu ao que era proposto inicialmente.
Fale com calma e seja prático, exponha as situações onde o profissional não fez o que era esperado ou o fez de maneira equivocada. Explique exatamente o que falhou.
Lembre-se de focar apenas nos fatos. Cite exemplos dos pontos que precisam ser melhorados, porque devem ser melhorados e o mais importante: como deverá ser melhorado.
Dê espaço para que o funcionário exponha o ponto de vista dele. Mesmo porque ele pode trazer algum fato ou dado novo que irá contribuir para melhor análise do processo.
Caso o que ele traga não seja pertinente, descarte o argumento mostrando claramente porque não é viável o que ele propõe. Se preferir prepare gráficos, faça uma cronologia das metas e prazos. Quanto mais fácil de visualizar tudo, melhor.
Caso ele traga um fato novo que você realmente não teve acesso, diga que vai analisar isto e depois lhe dará o retorno.
Tudo isto, deve ser feito em um clima amistoso, respeitoso e com foco nas atitudes e não na pessoa.
Finalizando o Feedback
Para fechar o feedback é preciso citar o que precisa ser feito, de que maneira e qual o prazo para isto.
Estas orientações é que determinarão os passos a serem seguidos a partir de agora.
A ideia é diminuir as margens de erros e seguir em frente.
Ofereça soluções.
Se o funcionário mostrou não ter habilidades em determinada tarefa, ofereça cursos, dê ideias de como ele pode desenvolver suas capacidades.
Se ele precisa melhorar a liderança, indique cursos, livros que ele pode recorrer para aprimorar sua liderança.
Se seus projetos estão pouco desenvolvidos, que faça um curso de Designer Gráfico, ou Revit(Software muito usado na construção de modelos em 3D).
Se é difícil se comunicar, indique opções como cursos de oratória, teatro, desenvolvimento interpessoal, etc.
O importante é propor soluções para o funcionário. Isto o motivará, pois já sairá do feedback com metas definidas.
Para finalizar de uma maneira mais proativa seu feedback, você pode estabelecer prazos para que vocês voltem a se encontrar e avaliar o que foi feito de diferente, como está o andamento de determinado projeto. Isto traz mais proximidade e segurança deixando um acesso mais claro à você no caso de aparecer alguma dificuldade ou situação nova que precise de suas avaliações.
Enfim, o feedback é parte importante no desenvolvimento de carreira de qualquer profissional. Tanto aquele que vai ouvir o feedback quanto o que vai oferecê-lo.
Por isso, é parte fundamental do profissional que busca excelência, que esteja preparado para estas situações e oportunidades de aprimorar ainda mais suas posturas de liderança e proatividade.
