Será que realmente vale a pena investir em ferramenta de gestão de tarefas? Pagar pela ferramenta é uma boa opção?
A realidade é que não existe uma única resposta para essa pergunta, obviamente. O que deve ser levado em conta é a sua rotina e a sua forma de se organizar. Quem dirá se vale ou não a pena é você. Porém, para lhe ajudar nessa decisão, trouxemos alguns prós e contras dessas ferramentas, a fim de servir como um pilar na sua análise. Confira!
Vantagens de investir em ferramenta de gestão de tarefas
Obviamente, existem diversas vantagens de investir em ferramenta de gestão de tarefas. No entanto, pode ser que esses benefícios não sejam enxergados por todas as pessoas. Por isso dizemos que cabe a você avaliar o que pode ser coerente para o seu trabalho e a sua rotina, combinado? Então vamos às vantagens:
- Tudo em um só lugar: Ter uma gestão de tarefas estruturada em um só lugar pode facilitar – e muito – no dia a dia. Isso porque ficar procurando informações em diversos locais diferentes pode tomar muito tempo da rotina, atrapalhando os resultados. Em contrapartida, investir em um “centro” para organizar tudo pode deixar as informações mais acessíveis a todos.
- É possível “marcar” outras pessoas envolvidas no projeto: Dependendo do tipo de ferramenta que você escolher investir, é possível “marcar” outras pessoas envolvidas em cada etapa de um projeto. Essas pessoas receberão e-mail com informações de update de cada trabalho.
- Existem ferramentas de lembretes, datas, cronogramas e muito mais: Você pode criar um fluxo de prazos e entregas bastante interessante. Isso porque ao investir em ferramenta de gestão de tarefas você investe em um verdadeiro cronograma, apontando datas, horários, prazos, etc.
- É possível criar checklists completos para cada tarefa: Cada tarefa pode receber um checklist estruturado, e cada etapa do checklist pode ser de uma pessoa diferente. No Trello, por exemplo, é possível fazer essa divisão de uma mesma tarefa, facilitando o fluxo de todos.
- Você pode personalizar a moldar a sua gestão de tarefas: A maior parte das ferramentas de gestão permitem que você personalize e molde o desenvolvimento das tarefas de uma forma efetiva. Isto é, você pode personalizar os fluxos, prazos, métodos, etc.
Desvantagens de uma ferramenta de gestão de tarefas
Apesar de muitas pessoas escolherem investir em ferramenta de gestão de tarefas, ainda assim podem ser encontradas algumas desvantagens, em alguns casos. Por isso, é muito importante que você avalie os prós e contras para selecionar uma opção de ferramenta adequada ao seu fluxo.
Veja algumas potenciais desvantagens de alguns tipos de ferramentas:
- Projetos complexos podem “sofrer” com uma ferramenta simples: Em alguns casos, as ferramentas podem não dar conta de organizar o trabalho efetivamente.
- Nem todo mundo está familiarizado com todas as ferramentas: Nem sempre os colaboradores saberão usar a ferramenta – embora isso possa ser sanado com treinamento.
- Ferramentas pagas em dólar podem encarecer o processo: Ferramentas muito caras podem atrapalhar o fluxo financeiro de um negócio.
E você? Acha que investir em ferramenta de gestão de tarefas vale a pena? Pense sobre isso e analise a sua rotina de trabalho.