Gestão de documentos fiscais: veja tudo sobre o tema

Gerir os documentos fiscais é um grande desafio dos empreendedores, mas de extrema necessidade. Isso porque, pode ser a forma de evitar grandes problemas com a Receita Federal em caso de ter que prestar contas. Por isso que hoje, nós vamos indicar como fazer a gestão dos documentos fiscais em uma empresa.

O que é documento fiscal?

É toda declaração realizada antes de efetivar qualquer operação de venda com pessoas físicas, empresas privadas ou órgãos públicos. Assim, possui a garantia de que a incidência de impostos está devidamente realizada.

Dessa forma, qualquer comercialização de produtos e/ou serviços realizados, precisa ter a devida anotação da alíquota de impostos, ou informar sobre a sua isenção. E é preciso estar atento, pois estes documentos fiscais precisam ser gerados e arquivados por um período de 5 anos.

Muito dessa documentação fiscal já é emitida de maneira online, sendo que algumas exigem a certificação digital para garantir a segurança dos dados.

Além disso, é a partir da emissão desses documentos que o contador realiza o lançamento das execuções tributárias e realiza o preenchimento dos dados em livros fiscais para efetivar a prestação de contas. Estas atitudes favorecem os órgãos controladores em avaliar o recolhimento correto dos impostos, e verificam se eles foram pagos de maneira adequada.

Quais são os principais documentos fiscais de uma empresa?

Existem 5 tipos de documentos fiscais principais que precisam da atenção do empreendedor:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): emitida a partir da movimentação da empresa, seja sobre as vendas, devoluções, baixa no estoque, entre outros. A NF-e é obrigatória para empreendimentos que possuem incidência de ICMS, e facilitam a arrecadação de impostos essenciais e acessórios quando for o caso;
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): incide sobre a prestação de serviços, e torna válida a arrecadação do ISSQN (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza) ou ISS (Imposto sobre Serviços). Este imposto é sobre responsabilidade de arrecadação do município, e desta forma, a incidência da alíquota varia entre 2% e 5%;
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): é a nota emitida ao consumidor, e apresenta o lançamento do ICMS nas empresas comerciais. Não é preciso autorizar a emissão, podendo digitalizar em qualquer impressora instalada;
• CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): substitui outros documentos que são emitidos para conhecimento de carga, seja ela, terrestre, aquaviária, aérea, dutoviária, rodoviária e ferroviária;
• MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos): facilita a vistoria em postos de fiscalização e tributação de veículos de carga. Contém informações sobre a carga, local de origem da operação, veículo, destino, motorista, CT-e e NF-e.

De que maneira é possível realizar a gestão dos documentos fiscais?

A gestão de documentos fiscais precisa ser realizada de forma organizada e segura. Assim, é preciso tomar alguns cuidados, como:

Armazenamento

Você pode fazer isso de forma física ou digital. Dessa forma, muitas empresas já estão optando por armazenar de maneira digital e, assim, possibilitar a redução de gastos e a otimização dos processos. 

Sendo assim, é possível armazenar os documentos fiscais na nuvem e  reduzir custos com espaço físico necessário e com a gestão de softwares que já estão em desuso, além de possibilitar a organização deles de forma eficiente.

Sem contar que os dados ficam protegidos, através da criptografia, o que impede o vazamento dos dados e as invasões hackers.

Realizar controle de entrada e saída de produtos e/ou serviços

A entrada de produtos ocorre nas seguintes situações:

• Devoluções, e o produto retorna para o estoque;
• Retorno de produtos que foram para eventos e feiras, e retornam para estoque;
• Quando a entrada se origina de importação.

Já a saída dos produtos ocorre em situações de venda de itens e/ou serviços. A partir da emissão da nota fiscal, o produto sai do estoque da empresa.

Efetivar a organização e a otimização dos documentos 

A otimização dos documentos fiscais tem ocorrido cada vez mais a partir da guarda digital, de forma organizada, seja por tipo de documento fiscal ou pelo uso periódico, como mensal, por exemplo.

Para otimizar os documentos é necessário:

• Primeiramente, constatar a autenticidade dos documentos;
• Em segundo lugar, realizar backups periódicos;
• Logo após, é preciso digitalizar todos os documentos fiscais físicos;
• Assim, é necessário estabelecer uma rotina de recebimento;
• Por último, irá facilitar bastante o acesso às informações.

Afinal, de nada adianta guardar toda a documentação e não possuir acesso para apresentar quando for necessário.

Por fim, lembre que gerir os documentos fiscais de forma otimizada e organizada faz com que você encontre tudo que precisa em momentos importantes e que, assim, não perderá tempo procurando e nem entrando em problemas!