Parece óbvio dizer que a forma de diminuir o excesso de tarefas é cortando algumas demandas da rotina. Porém, também é óbvio que nem sempre podemos fazer isso de fato. Alguns trabalhos deverão ser executados, e cabe a nós aprendermos a manejar cada um deles para evitar que a rotina de sobrecarregue.
Sendo assim, antes de “jogar tudo para o alto” pensando em desistir da quantidade de tarefas, que tal estipularmos mudanças na agenda que podem, pouco a pouco, trazer melhores resultados? Vamos adiante!
Como diminuir o excesso de tarefas?
Sim, para diminuir o excesso de tarefas, de fato, deveríamos minimizar a quantidade de atividades que são feitas, mas isso nem sempre é possível. Às vezes, precisamos mudar a nossa postura diante do nosso trabalho para criar um fluxo de prioridades e etapas de execução que garanta a entrega de todas as obrigações, sem a necessidade de abrir mão.
Ao mesmo tempo, devemos desapegar do que fazemos, em algumas circunstâncias, e delegar se possível for. Assim, desafogamos a agenda e podemos colocar outras estratégias em prática.
Logo abaixo, explicamos essas e outras dicas que podem ser interessantes. Continue lendo.
1. Focar em uma área por vez
Muitas vezes, devido à alta demanda de atividades, vamos misturando mil e uma funções em um único dia. Obviamente, há situações em que isso é inevitável, mas, e quando é evitável? Bem, quando é evitável nós podemos focar em uma área por vez, minimizando o excesso de atividades.
Se nos propusermos e focar em uma parte do trabalho, como por exemplo, nas 4 primeiras horas do dia focar em relatórios, poderemos ter uma maior concentração no que estamos fazendo e minimizar as distrações que as outras atividades poderiam provocar.
Logo, há chances de termos um maior rendimento que torna a execução mais rápida, desafogando a agenda.
2. Delegar o que for necessário
Não tem jeito… Às vezes vamos ter que abrir mão de algo para delegar essa tarefa a alguém. Faz parte.
Não tenha medo de passar algumas atividades adiante. Apenas certifique-se de orientar bem a outra pessoa, para que a execução ocorra da melhor forma e reduzam-se as chances de haver equívocos.
3. Aceitar algo novo apenas após verificar a agenda
Para diminuir o excesso de tarefas nós precisamos aprender a usar a nossa agenda.
Isso inclui olhá-la antes de aceitar uma nova demanda de trabalho, por exemplo. Afinal, se a agenda está abarrotada de atividades, será que seria viável aceitar mais alguma coisa nesse meio tempo?
4. Dividir as tarefas em partes e iniciá-las com antecedência
Se pararmos para analisar algumas coisas na nossa rotina, é possível que encontremos pontos de procrastinação. Esses pontos nos provam que, embora tentemos diminuir o excesso de tarefas, a carga de atividades pode estar associada com a nossa má gestão do tempo.
Portanto, devemos dividir as nossas tarefas em partes e iniciá-las com antecedência, sem permitir que aquele desejo de olhar as redes sociais atrapalhem a nossa execução de atividades.
Pense nessas reflexões e veja como você pode diminuir o excesso de tarefas apenas com mudanças práticas na rotina. Boa sorte!