Para melhorar a rotina de um escritório é importante que algumas ações sejam tomadas para que os fluxos ocorram de maneira direcionada.
Muitos pequenos escritórios acabam perdendo tempo hábil na rotina por falta de organização e clareza nos processos.
Sendo assim, algumas observações fazem a diferença na produtividade da rotina administrativa.
É importante que os escritórios organizem as disposições físicas dos móveis, computadores e arquivos. Decerto que essa organização ajuda a clarear as demandas de cada profissional.
No entanto, a organização não diz respeito somente ao aspecto físico, a organização de tarefas também é primordial.
Interessante para a visão holística do setor que cada área tenha um planejamento, de modo que acompanhe suas tarefas. Contudo, esse planejamento deve ser atualizado diariamente. Ferramentas de gestão como o Trello é um facilitador desses acompanhamentos.
A prioridade da empresa deve estar clara a todos os envolvidos, por isso é importante que reforce a visão e a missão de forma geral. Ao passo que é importante reunir as equipes e informar que um cliente deve ser priorizado, por exemplo. Assim, cada área poderá priorizar a demanda daquele cliente. De modo que todos acabam trabalhando juntos para a fluidez dos processos.
A comunicação interna é fundamental para todas as empresas, porém é primordial que em um escritório pequeno as pessoas se comuniquem de forma clara e objetiva, uma vez que o contato físico fica mais próximo. Por isso, reuniões brainstorming é uma boa maneira de escutar a todos de forma democrática.
Já falamos de ferramentas de gestão de projetos, no entanto, é importante analisar a viabilidade de implementações de softwares de gestão que se integram entre as áreas. Uma vez que muitos processos podem ser otimizados.