Como usar o Google Drive? Aprenda as melhores ferramentas do armazenamento em nuvem

Confira as principais funções da plataforma e como organizar seus arquivos de maneira mais simples e otimizada.

Por Thais M Em 25/10/2023 às 11:19

As plataformas de armazenamento em nuvem são uma forma prática de guardar e acessar seus arquivos. Por isso, saber como usar o Google Drive e todas as suas principais funções pode tornar sua rotina de trabalho ou estudos bem mais simples.

Então, se você ainda não conhece a ferramenta ou não sabe como potencializar seu uso, continue conosco por aqui. Afinal, deixamos dicas valiosas para te ajudar a conhecer as melhores funções que a plataforma oferece aos usuários.

O que é o Google Drive?

O Google Drive é o serviço de armazenamento em nuvem para arquivos de várias extensões. Ele funciona mais ou menos como um computador remoto, onde você pode incluir dados importantes para acessar quando e onde quiser.

Assim, ele está vinculado à sua conta Google, e normalmente também vem em um aplicativo nativo nos celulares com Android. Dessa maneira, acessar e compartilhar conteúdos se torna muito mais fácil, usando essa plataforma.

Por isso, aprender como usar o Google Drive pode facilitar a maneira como você guarda seus principais arquivos. A plataforma possui várias opções de funções interessantes e muito úteis, vale a pena conhecer as melhores.

Dicas para aprender como usar o Google Drive

Então, agora que você já conhece a importância de usar a plataforma, hora de entender como utilizar as funções. Por isso, deixamos alguns tópicos com as principais dicas para descobrir as melhores utilidades do armazenamento em nuvem.

1.Armazenamento de conteúdos

A principal função, para quem quer aprender como usar o Google Drive, é o armazenamento de conteúdos. Dentro da plataforma, você consegue organizar seus arquivos, criar novos documentos (texto, planilha, apresentações, imagens ou PDFs).

Ele funciona com o sistema de armazenamento em pastas, que podem ou não ser compartilhadas. Assim, todos os arquivos ficam disponíveis com vínculo em sua conta Google (seu e-mail Gmail), que você pode acessar de forma remota.

2.Compartilhamento de dados

Outra função importante para aprender como usar o Google Drive é o compartilhamento de arquivos. Assim, a plataforma oferece a opção de vários usuários acessarem os mesmos conteúdos de forma simultânea, em duas alternativas diferentes:

compartilhamento de pastas: você pode compartilhar o conteúdo de uma pasta com outros usuários, e ele verá em tempo real novos arquivos e dados que adicionar;
compartilhamento de arquivos: você pode utilizar o link de um arquivo para compartilhar o acesso com outros usuários.

Dessa maneira, basta clicar com o botão direito do mouse no arquivo ou pasta que gostaria de enviar e clicar em compartilhar. Então, você pode adicionar pessoas usando o endereço de e-mail, ou somente obter o link para o arquivo.

3.Separação por cores – como usar o Google Drive

Ainda, para facilitar a identificação e organização dos conteúdos, as etiquetas coloridas são uma forma de aprender como usar o Google Drive. Assim, elas podem tornar ainda mais simples a identificação dos arquivos e pastas.

Além disso, você pode incluir apenas uma cor, mas trocar quantas vezes quiser ou precisar. Outra forma de fazer essa organização é criando novas pastas em sua conta, para armazenar seus dados de forma mais simples.

Para acessar essa função, basta clicar com o botão direto sobre a pasta e depois em Organizar. Ao final do menu, você encontra uma paleta limitada de cores para adicionar a cada uma de suas pastas.

4.Extração de textos e imagens em PDF

Dentro dos documentos, você pode fazer o download de conteúdos em várias extensões, inclusive com o fator de conversão. Por isso, uma parte importante de aprender como usar o Google Drive é entender essa dinâmica.

Para encontrar a função, você pode acessar o menu de arquivo dentro dos documentos. Assim, encontrará as opções de extensão para o download dos arquivos. Eles serão baixados direto em seu computador e armazenados em sua pasta principal.

5.Criar atalhos – como usar o Google Drive

Então, outra função que pode facilitar bastante o uso da plataforma é a criação de atalhos. Para quem utiliza muitos conteúdos, ou possui muitos dados compartilhados, essa funcionalidade ajuda a acessar de forma mais rápida e simples os arquivos.

Para criar atalhos, basta clicar nos três pontos ao lado da pasta (ou com o botão direito do mouse) e acessar o menu principal. Depois, clique em Organizar e em Criar Atalho, escolhendo em seguida o novo direcionamento para a pasta onde quiser.

6.Pesquisas dentro da plataforma

Para quem trabalha com muitos arquivos, outra forma de ter como usar o Google Drive é acessar a barra de pesquisas. Assim, você consegue encontrar de forma mais simples os dados que precisa.

A ferramenta funciona muito bem, com um sistema de sugestão de arquivos por nome dos conteúdos. Então, basta digitar uma parte e a plataforma irá sugerir os principais dados que podem ser os que você gostaria de acessar.

7.Registro de atualização dos arquivos

Para quem não quer perder nenhum dos conteúdos e alterações que você realiza, aprender como usar o Google Drive é fundamental. Assim, a plataforma possui um sistema de histórico das alterações que você faz nos conteúdos.

Essa é uma função bem útil, principalmente quando existem várias pessoas acessando os dados ao mesmo tempo. Dessa maneira, é possível acessar o registro e ele contém alguns dados importantes sobre o documento:

Nome do usuário que alterou;
Data de alteração;
Quais conteúdos foram alterados;
Download das versões anteriores.

Então, você pode acessar as versões antigas, caso perca algum dado ou faça alterações que não gostar. A mecânica é bem simples, basta clicar em restaurar e o documento voltará ao status que estava (porém, é preciso estar com a conexão ativa durante a edição).

8.Usando extensões (add-on) – como usar o Google Drive

Então, a nossa última dica de função da plataforma é a inclusão de add-ons para dinamizar seus arquivos e pastas. Dessa maneira, fica fácil conseguir adicionar outras funções, como tradução, organização, digitação por voz e até mesmo complemento de conteúdos.

Para encontrar as extensões, você pode acessar os arquivos e pesquisar as ferramentas de acordo com o tipo de add-on que quiser. Ainda, o próprio Google Drive fornece sugestões de complementos úteis para a utilidade.

Por fim, para descobrir mais dicas incríveis e funções escondidas em suas plataformas favoritas, continue por aqui conosco. Assim, deixamos vários posts úteis para te ajudar a tornar o uso de suas ferramentas ainda mais otimizado para diferentes atividades.