Como aumentar a produtividade?

Toda empresa almeja ser muito mais produtiva. Isso porque, a produtividade é fundamental para que seja possível lucrar mais. Assim, vem a dúvida: qual é a empresa que não quer lucrar mais? Por isso, hoje, nós vamos dar 5 dicas cruciais para aumentar a produtividade de sua empresa.

Para tanto, se faz necessário apostar em atitudes acertadas para que a produtividade aumente, caso contrário, o efeito final não será o esperado. Nem sempre aumentar o tempo de trabalho significa ser mais produtivo. E é sobre isso que vamos falar neste artigo.

Confira 5 dicas para aumentar a produtividade da sua empresa

Busque otimizar o tempo destinado às atividades rotineiras da empresa. Sendo assim:

1ª Dica: Faça o planejamento de suas atividades

Quando você planeja as atividades rotineiras, aumentam as chances de que elas sejam organizadas dentro do tempo disponível para tanto. Assim, crie uma sequência de tarefas a serem desempenhadas em cada local de trabalho, pois, dessa forma, é possível criar um fluxo de atividades que relacionam as atividades entre si.

Não esqueça de organizar tudo de forma a priorizar as coisas mais urgentes e que exigem maior tempo para realização, pois assim elas serão feitas primeiro e depois você pode dar atenção ao que não se faz tão primordial para o momento.

2ª Dica: Faça a previsão de aumento de prazo para atender os imprevistos

Em qualquer atividade realizada na empresa existe a possibilidade de aparecer erros a serem consertados e imprevistos a serem corrigidos. Assim, se você fizer uma previsão com aumento de prazo para execução, estas questões podem ser facilmente resolvidas.

Com essa previsão de um prazo estendido, é possível resolver os erros e imprevistos de forma mais acertada e sem pressa. Sendo assim, vai ser possível contribuir para que a resolução seja mais efetiva.

3ª Dica: Estabeleça metas diárias

Com o estabelecimento de metas diárias é possível organizar o tempo necessário para realizar cada atividade e, dessa forma, tornar a empresa mais fluida e eficiente.

Estabelecer metas diárias, semanais e mensais faz com que a empresa mostre resultados diante da produtividade e possibilita realizar avaliações sobre o planejamento e se precisar, realizar o replanejamento.

4ª Dica: Proponha que sejam feitas pausas durante o período de trabalho

As pausas durante o período de trabalho tendem a tornar o trabalho dos colaboradores mais produtivos, pois evitam a sobrecarga de trabalho.

Você pode utilizar a Técnica do Pomodoro para organizar estas pausas durante o período de trabalho. Ela funciona da seguinte maneira:

• A cada 25 minutos de trabalho efetivo, tem 5 minutos de descanso.
• A cada 2 horas de trabalho efetivo, descansar por 30 minutos.

Quando falamos em trabalho efetivo, é aquele que não tem interrupções e o foco está direcionado para a atividade. Neste período, procure não se distrair com assuntos que podem ser resolvidos depois, exceto em emergências ou imprevistos.

5ª Dica: Estabeleça prioridades nas atividades a desenvolver

Quando você tem clareza sobre isso, as prioridades para a realização das atividades a serem desenvolvidas atuam sobre o aumento da produtividade. 

Sabe-se que existem atividades que exigem maior tempo para serem realizadas e outras que não demoram tanto tempo. Assim, a proposta é realizar as tarefas que demandam maior tempo de execução no início do dia, em que o cérebro está mais aliviado das tensões e assim possibilita que a resolução seja feita com mais assertividade.

Uma proposta possível e útil a Técnica GTD (Getting things done), que em tradução livre significa “fazendo as coisas”, de David Allen. 

Dessa forma, veja como ela funciona:

1º. Faça uma lista das atividades a serem feitas na empresa durante um certo período. Esta atitude faz com que você organize as atividades e o tempo necessário para a sua realização.

2º. Para cada atividade, estabeleça categorias como:

• Fazer já
• Projeto (complexa)
• Compromisso (com data)
• Aguardando (pode ser delegada)
• Próximas tarefas (pode ser feita assim que possível)
• Algum dia (não pode ser feita agora)
• Deletar (tarefa absurda e que não pode ser feita)

3º. Coloque as atividades em ordem de classificação, assim: Próximas tarefas, aguardando, algum dia, Projeto. E execute-as de acordo com o 2º passo.

4º. Faça a revisão constante das atividades que já foram feitas e reclassifique sempre que for necessário, de maneira a atender novas atividades que surgem no período de trabalho.

Por fim, lembre que a produtividade de sua empresa depende de você. Dessa forma, siga as nossas dicas e aumente a produtividade geral do seu negócio! Certamente com esse pequeno guia, vai ser muito mais fácil de se organizar e manter tudo em dia, além de fazer as atividade de maneira muito mais produtiva!