Para quem é um trabalhador, ou mesmo um empreendedor, ter uma rotina produtiva é um grande desafio. São várias as tarefas a serem realizadas com diversos compromissos. Ademais, é importante fazer um planejamento e organizar melhor o seu tempo para poder aumentar a produtividade e a eficiência do seu trabalho.
Muitas vezes nos deparamos com a falta de tempo para realizar as tarefas importantes em nosso dia a dia. Parece que é necessário um maior tempo de dedicação ao trabalho. No entanto, a falta de organização e de priorizar o que é mais importante, nos dá a sensação de que o dia deveria ter 30 horas.
Todavia, por essa razão, ter uma agenda facilita e muito a vida do trabalhador, auxiliando na organização de sua rotina, tornando possível uma visualização do que é mais importante e o que deve ser feito. Atualmente, pode-se ter um registro físico ou até mesmo através de um aplicativo para o celular.
Ao utilizar a agenda de uma forma certa, de maneira estratégica, será mais fácil observar as demandas urgentes, regulares e importantes. Aliás, seu dia a dia de trabalho ficará mais proveitoso e você irá perceber que as horas destinadas ao serviço são suficientes para a realização de todas as suas tarefas.
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Abra a agenda no dia da semana e coloque todas as tarefas a serem realizadas. Classifique-as de acordo com a sua importância, urgência e dificuldade. Dessa maneira você não esquece de nenhum compromisso, e pode consultar a agenda marcando o que foi feito e o que falta fazer. Pode-se preencher a agenda no dia anterior ou no período da manhã, do modo que achar melhor.
Com os objetivos definidos em mente, você pode separar o que é necessário fazer em pequenas partes, de modo que possa dar um passo de cada vez. Se você deseja fazer um curso, por exemplo, pode se programar a estudar um módulo por dia. Em pouco tempo terá concluído e poderá usufruir dos novos conhecimentos. Desse modo, até a sua motivação irá aumentar.
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Visualize o que deve ser feito no dia e estabeleça prioridades. Veja quais tarefas são mais urgentes, mais importantes, e o que pode ser deixado de lado, caso ocorra algum problema. A agenda não deve ser fixa, de forma que deve-se observar que pode haver inconvenientes durante o seu horário de trabalho. Uma boa ideia é colocar números em frente ao seus compromissos, estabelecendo uma hierarquia.
É importante estabelecer um tempo certo para reuniões, atividades e atendimento a clientes, por exemplo. Você também pode destinar um horário para fazer uma checagem de seu e-mail e para respondê-lo. Em suma, ter uma rotina diária é bastante importante para aumentar a produtividade de seu trabalho.
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Algumas pessoas funcionam melhor com uma agenda fixa, outras com ferramentas disponíveis na internet para computadores ou para celulares. Uma boa dica para quem prefere utilizar a tecnologia para organizar melhor suas tarefas é o Google Agenda. Com ele é possível escolher modelos de acordo com a sua necessidade, criar eventos e convidar participantes para eles.
Uma boa dica é fazer um planejamento estratégico de trabalhos importantes a serem feitos em um período determinado da semana ou do mês, mesmo que haja mudanças no período de acordo com as suas prioridades e urgências. Pode ser uma boa ideia para quem deixa tudo para a última hora. Coloque no papel estas tarefas de acordo com o dia certo.
Não adianta nada colocar suas atividades diárias na agenda e não consultá-la, não é mesmo? Abra sua agenda física várias vezes ao dia. Com os aplicativos para celular você também pode estabelecer um alarme para avisá-lo de uma tarefa. De toda forma, é preciso criar uma rotina para que você possa realizar o que foi planejado.
Em conclusão, ter uma agenda bem organizada traz inúmeras vantagens ao profissional, como a otimização do tempo de trabalho, ajuda a evitar atrasos para reuniões, reduz o cansaço, prepara o trabalhador para tarefas importantes e auxilia na conquista de seus objetivos. Além do mais, com o aumento da produtividade e da eficiência, pode-se pedir um aumento ou até mesmo uma promoção para o seu chefe.