Com a chegada do mês de setembro, uma significativa mudança está no horizonte para a classe contábil e empresarial: a transição da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a Escrituração Contábil Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), após completar o cronograma do eSocial, avança para uma nova fase de implementação com a EFD-Reinf, que entrará em vigor a partir de 21 de setembro de 2023. Em suma, esta mudança traz consigo uma série de questionamentos e incertezas para empresas que ainda não haviam se adaptado ao processo de digitalização das obrigações acessórias.
Conforme sucinta definição, a EFD-Reinf representa um ramo do SPED e é destinada tanto a pessoas jurídicas quanto físicas, complementando o já conhecido eSocial. Deste modo, este arquivo eletrônico deve ser gerado pelo próprio contribuinte ou responsável tributário, assinado digitalmente e posteriormente transmitido. A transmissão da EFD-Reinf pode ocorrer de duas maneiras distintas.
Envolve a criação de um arquivo no formato XML, o qual é validado e armazenado em um ambiente nacional. Essa validação ocorre em duas etapas: uma logo após a transmissão, que resulta na emissão de um protocolo de entrega, e outra que atesta a integridade formal dos dados, finalizada com a emissão do protocolo de recebimento. Ou ainda, uma mensagem de erro.
Trata-se de um Portal Web na internet. O preenchimento e salvamento dos campos e telas desse portal automaticamente geram e transmitem o evento. Isso pode ser feito com certificado digital ou, para aqueles dispensados desse certificado, por meio de um código de acesso.
A implementação da EFD-Reinf já havia sido iniciada por meio da série de eventos R-1000, mesmo antes de se tornar o centro das atenções. Por meio dessa série, são disponibilizadas informações de identificação e classificação tributária, que desempenham um papel fundamental na conclusão e validação dos restantes dos eventos da EFD-Reinf. Isso abrange, sem dúvida, a análise das retenções efetuadas e das contribuições sociais previdenciárias devidas, exemplificadas pelos eventos da série R-2000.
Com a adoção do novo leiaute 2.1.2, a próxima etapa da EFD-Reinf trará a entrada dos tributos federais retidos na fonte, conhecidos como a série de eventos R-4000. Essa série engloba o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) e também o conjunto composto pelo Programa de Integração Social (PIS), o Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).
A obrigatoriedade de preenchimento da série R-4000 na EFD-Reinf estava inicialmente prevista para 21 de março de 2023. No entanto, foi prorrogada para 21 de setembro de 2023, abrangendo fatos ocorridos a partir de 1º de setembro do mesmo ano. A partir dessa data, a entrega passará a ser mensal.
Aqueles que preencherem a série R-4000 na EFD-Reinf continuarão obrigados a entregar a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) até 28 de fevereiro, por meio do Programa Gerador da DIRF (PGD) da Receita Federal.
Contudo, é importante notar que o PGD DIRF 2024 deve ser usado para declarações relacionadas ao ano-calendário de 2023. No entanto, situações especiais que ocorram ainda em 2023, como baixa, incorporação, fusão e cisão, utilizarão o PGD DIRF 2023. A partir de 1º de janeiro de 2024, a DIRF será dispensada para fatos ocorridos.
Contudo, a transmissão da EFD-Reinf também terá modificações a partir de 21 de setembro. Dessa forma, nos primeiros seis meses, a transmissão ocorrerá de forma síncrona e assíncrona, ou seja, pode ser instantânea ou não. Assim, após esse período, o envio não será instantâneo. Portanto, é fundamental evitar o acúmulo de entregas de última hora para não sobrecarregar o sistema.