Inicialmente, pode-se definir o controle de frequência como o procedimento da gestão de pessoal que permite captar e analisar o cumprimento do tempo de trabalho diário de um colaborador para o cálculo da sua remuneração mensal.
Isto é, esse processo capta as marcações de horários como entrada e saída.
Em outras palavras, se presta para que a empresa possa analisar a carga horária, intervalos intra e interjornada, horas extras, adicional noturno, dentre outras informações correspondentes à jornada de cada colaborador.
Além disso, todas as informações captadas pelo processo de controle de frequência são utilizados para o cálculo da folha de pagamento.
Por esta razão, ele tem um papel importante na relação da empresa com os colaboradores e outras questões trabalhistas.
Assim, o controle de frequência é realizado por meio de um sistema de controle de ponto, e está ligado diretamente a assiduidade dos colaboradores.
Isto porque esse processo permite analisar quem são os colaboradores que mais faltam, atrasam ou fazem horas extras.
Com efeito, manter uma rotina de trabalho é uma das melhores formas de garantir bons resultados para a empresa e melhorar a qualidade de vida dos colaboradores.
O controle de frequência é um procedimento, e para realizá-lo, é necessário utilizar sistemas de controle de ponto.
Com efeito, administrar os horários de entrada, almoço e saída de cada funcionário por muito tempo foi um grande desafio para os profissionais de recursos humanos.
Atualmente, esse já não é um problema, já que com o desenvolvimento da tecnologia o controle de ponto se tornou uma ferramenta facilitadora.
Diante do exposto, mencionaremos alguns dos métodos para o controle das jornadas de trabalho dos funcionários:
O registro dos horários de entrada, pausa e saída dos funcionários devem ser feitos diariamente, não importando se é feito em relógio eletrônico, mecânico ou em livro de ponto.
Com efeito, a legislação trabalhista específica por meio das portarias 1510 e 373 do MTE as regras para as marcações de ponto nas empresas.
Entre elas, estão a obrigatoriedade da marcação de ponto para empresas com mais de 10 colaboradores e a proibição de restrição de marcação.
Dessa forma, em hipótese alguma os funcionários podem ser impedidos de registrar a jornada de trabalho.
Isto é, o que antigamente acontecia era que para evitar horas extras ou atrasos, o empregador restringia a marcação de ponto em determinado horários.
Contudo, isso não pode acontecer de jeito nenhum, as duas portarias são bem claras quanto a essa prática e nenhum sistema de controle de ponto pode restringir horários à marcação de ponto, e nem marcar os horários automaticamente.
Além disso, todas as informações referente as marcações do ponto do colaborador devem constar na folha de ponto dele.
Também conhecida como folha de ponto, a folha de frequência é um documento que demonstra os horários de entrada, pausa para almoço e saída do funcionários durante o período pré determinado pela empresa.
Com efeito, essa folha de ponto funciona como um espelho.
Em outras palavras, nela constam todas as informações dos funcionários.
Outrossim, verifica se há ou não a necessidade de pagamento da horas extras, adicional noturno ou descontos de atrasos e faltas.
Ademais, a folha ponto pode ser manual ou digital, uma fez que não existe diferenças jurídicas quanto ao aspecto desse documento.
Isto é, a única exigência da lei é a assinatura do empregado ao final do período apurado.
Inicialmente, a legislação estabelece que apenas empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a adotar algum tipo de controle de frequência.
Contudo, nada impede que empresas com menos funcionários adotem um sistema de controle de ponto para auxiliar no gerenciamento das equipes.
Com efeito, o controle de frequência não deve ser encarado apenas como uma obrigação trabalhista.
Isto é, os sistemas de controle de ponto são ótimas ferramentas para o gerenciamento das equipes.
Outrossim, para redução e controle dos custos administrativos relacionados à assiduidade e muitos outros indicadores importantes para todo tipo de empresa.