O relatório é um documento em que são registrados os resultados de experiência de um procedimento ou de uma ocorrência. Pode ser mais simples ou mais complexo, dependendo do que será registrado e da intenção. Vale ressaltar que o relatório está entre os gêneros textuais.
A linguagem precisa ser de forma clara, objetiva, concisa e, em geral, seguir os padrões de norma culta. Para complementar o arquivo, o relatório pode conter gráficos informativos, dados, tabelas, descrição de fatos, dos numéricos, entre outros elementos.
Os relatórios podem ser utilizados nas áreas acadêmicas, escolares e empresariais. No relatório escolar, normalmente é solicitado um relato detalhado sobre algum evento ou atividade realizada na escola.
Já na área acadêmica, os chamados relatórios científicos são fundamentais para descrever detalhes de uma pesquisa. Na maioria das vezes é realizado por estudantes do ensino superior, durante a finalização do curso ou para análise um evento acadêmico.
Os relatórios também são bastante utilizados no meio empresarial, pois é através deles que é possível analisar dados, projetos e informações diárias e/ou mensais.
Eles podem ser caracterizados das seguintes formas:
- Relatório Crítico: quando se podem emitir opiniões no texto.
- Relatório de Síntese: são relatórios mais simples que apresentam um resumo sobre determinada atividade.
- Relatório de Formação: quando há o desenvolvimento de um projeto ou pesquisa, são desenvolvidos relatórios conforme o desenvolvimento da pesquisa. Ou seja, eles relatam os estágios de desenvolvimento do trabalho.
Elaboração de um relatório
Na produção de um relatório é preciso seguir o seguinte padrão estrutural:
- Capa: nome da instituição, do aluno, dos professores e o título do trabalho.
- Índice: especifica as páginas do projeto.
- Título: descreve o tema do relatório
- Introdução: um breve relato do que será explicado na pesquisa.
- Desenvolvimento: o projeto propriamente dito, podendo conter imagens, dados, gráficos, aliado a todo conteúdo analisado.
- Conclusão: podendo ser chamado também de Considerações Finais, a conclusão define o fechamento do tema abordando, podendo ser acompanhado de uma opinião
- Referências Bibliográficas: todo o material de apoio para a criação do trabalho deverá vir nas referências bibliográficas. Livros, gráficos, dados e respectivas pesquisas quantitativas e qualitativas necessárias para a criação.
Normas da ABNT para um relatório
Com o objetivo de padronizar a publicação dos relatórios, a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) publicou a NBR 10719 que determina que um relatório técnico ou científico deva ser estruturado com algumas regras:
- Papel branco formato A4;
- Margem esquerda e superior 3cm; direita e inferior 2cm;
- Impresso em preto, exceto ilustrações;
- Fonte: tamanho 12 para o texto;
- Fonte: tamanho 10 para citações diretas com mais de três linhas e notas de rodapé, números de página e legendas;
- O texto deve ser escrito em Times New Roman ou Arial;
- O recuo da primeira linha do texto deve ser de 1,25;
- Espaçamento entre linhas deve ser de 1,5;
- Utilizar apenas o anverso da folha;
- O alinhamento do corpo do texto deve ser justificado;
- As citações de mais de três linhas, notas de rodapé, referências, legendas das ilustrações e das tabelas devem ser digitados em espaço simples;
- Os títulos das seções devem começar na parte superior do papel e ser separados do texto que os sucede por dois espaços de 1,5 entrelinhas. Da mesma forma, os títulos das subseções devem ser separados do texto que os precede e que os sucede;
- Todas as folhas do trabalho, a partir da folha de rosto, devem ser contadas sequencialmente. A numeração é colocada, a partir da primeira folha da parte textual (introdução), em algarismos arábicos, no canto superior direito da folha, a 2 cm da borda superior, ficando o último algarismo a 2 cm da borda direita da folha;
- Todo o corpo do texto pode ser escrito, preferencialmente de modo impessoal, ou seja, em terceira pessoa, mas isso não o impede de escrever seu relatório em primeira pessoa, caso você queira. Atente-se para não misturar as pessoas do discurso em sua escrita, pois isso se configura como marca de oralidade e não é aceito em textos formais.
Importância de um relatório para a empresa
Através de um relatório, um profissional ou uma empresa tem informações necessárias para analisar o seu desempenho, o que permite identificar os erros e acertos, além do que pode ser feito para obter melhores resultados.
Alguns tipos de relatórios precisam ser acompanhados em uma empresa, como:
- Controle de fluxo de caixa;
- Relatório de Faturamento;
- Relatório da curva ABC: por meio deste relatório, é possível saber quais são os produtos mais vendidos e os clientes mais importantes para a empresa. Isso permite realizar ações, como redução de portfólio ou de incentivo para clientes;
- Contas a pagar e a receber.
Dicas para fazer um bom relatório empresarial
Logo de início, faça uma apresentação do que propõe mostrar. Mesmo que haja variações no decorrer do relatório, é imprescindível focar no tema principal do que será relatado. Nessa etapa é importante ser conciso e objetivo, pois os detalhes serão esmiuçados no decorrer do texto.
Outro detalhe importante é descobrir qual a finalidade do relatório. Por isso é importante listar os objetivos que irão nortear a análise de quem ler os dados relatados.
Assim como a apresentação do tema, também se recomenda que os objetivos sejam descritos de forma clara e concisa. O ideal é listar entre três e cinco objetivos, do contrário você pode acabar confundindo o leitor.
Após isso, é o momento de detalhar as atividades, destacando o que foi ou o que precisa ser feito, bem como as pessoas responsáveis por fazê-las. Aliado ao detalhamento é preciso incluir o desdobramento, pois é através dele que o leitor descobrirá como chegou aos resultados finais.
Para finalizar o relatório é necessário incluir a etapa de conclusão, construída em 5 ou 6 parágrafos. Nesta fase, é feita uma revisão de quais foram às atividades, descrevendo o que foi conquistado e se estava ou não dentro do esperado.
Além disso, é possível fazer uma análise dos benefícios conquistados ou que podem ser obtidos através do projeto.