Conseguir organizar as tarefas com antecedência é muito importante para manter a agenda sempre em dia e bem alinhada ao que deve ser feito. Porém, como criar o hábito de organizar com essa antecedência? Quais ações podem ajudar na hora de manter a sua agenda bem estruturada?
Existem diversas ferramentas e estratégias que prometem entregar esses resultados. No conteúdo abaixo você encontra algumas ideias que podem ser interessantes para você. Acompanhe-nos.
As nossas dicas para organizar as tarefas com antecedência partem do pressuposto de que você pode fazer isso em ferramentas digitais (como bloco de notas no celular), ou físicas, como a velha e querida agenda impressa. Caberá a você decidir o que pode funcionar melhor, de acordo com o seu estilo de vida. Vamos lá?
O seu bloco de notas pode ser um grande aliado da sua organização. Isso porque, às vezes, as tarefas podem surgir de maneira repentina – como o caso de você estar caminhando pela empresa e lembrar de um relatório que precisa ser enviado.
Anotar isso no momento em que você se recorda ou é solicitado é uma das peças-chave para não deixar para cima da hora. Além disso, lembre-se de colocar um prazo limite para essa tarefa que deverá ser executada. Isto é, anote a data da entrega ao lado da tarefa.
Não adianta encher a mesa de post-it ou ter um bloco de notas repleto de anotações se isso não for organizado na agenda. Assim que você retornar ao seu espaço de trabalho, ou seja, estiver diante da sua agenda, rescreva tudo que foi anotado no seu bloquinho. Vá anotando de acordo com as datas de entrega.
Se possível, sempre anote para fazer um dia antes do prazo final, pelo menos. Assim, caso algum imprevisto ocorra, a sua tarefa estará organizada com antecedência e você terá uma “folga” para finalizá-la.
A sua agenda deve ser uma das suas “melhores amigas”. Isto é, além de considerar as nossas dicas de como organizar as tarefas com antecedência, foque em sempre dar aquela “passada de olho” na sua agenda.
Faça isso de manhã, antes de começar o dia de trabalho/estudo, à tarde e à noite. Esse hábito vai lhe ajudar a enxergar o que pode ter passado despercebido ao longo do dia, além de que você poderá organizar o seu dia seguinte na noite anterior, como destacamos a seguir.
Com a sua agenda aberta sempre antes de finalizar o dia, anote a lista de tarefas do dia seguinte. Assim você começará a organizar as tarefas com antecedência e perceberá quais precisarão de mais tempo, quais precisarão ser delegadas, e assim por diante.
Por fim, considere fazer agora aquelas tarefas que podem ser finalizadas em poucos minutos. Por exemplo, embora a planilha de controle possa ser entregue no fim do mês, se você tem 5 minutos de sobra, por que não finalizá-la o quanto antes? Assim você abre pequenos espaços na sua agenda que, no agregado, lhe ajudam a executar uma série de tarefas com antecedência. Pense nisso!
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