Carta, cartão postal, bilhetes, mensagens no whatsapp, tweets e e-mail são tipos de correspondências porque são meios de comunicação. Através deles é possível levar uma informação. Porém os exemplos citados não são correspondências oficiais.
A correspondência oficial é a comunicação entre os órgãos do serviço público ou autárquico, na troca de informações de interesse comum ou das partes. Ou seja, isso significa que a linguagem da correspondência oficial é diferente da correspondência empresarial ou comercial. Contudo, ela deve obedecer aos princípios de impessoalidade, de uniformidade e de formalidade.
Para produzir uma correspondência oficial, entretanto, deve ser dado o tratamento impessoal aos assuntos que constam das comunicações, devendo-se observar os aspectos seguintes:
No decorrer do tempo, várias tentativas de uniformização foram buscadas, quer pelos órgãos isolados, quer em conjunto, sem que se verificasse na concretização dessas medidas. Porém, em 1991, foi criada pela Presidência da República uma comissão que visava a essa uniformização. E, em 1992, foi elaborado o Manual de Redação da Presidência da República, com a finalidade de padronizar a redação das comunicações oficiais.
Ambas costumam ser cobradas em concursos. A redação consiste no processo de escrever um texto. No caso de concursos públicos, geralmente é exigida do candidato a elaboração de um texto argumentativo-dissertativo, em que ele exponha e defenda suas ideias.
Já a redação oficial é um conjunto de normas utilizadas pelo Poder Público para redigir seus documentos — tanto os internos quanto os externos —, de forma que a mensagem seja compreendida por todos os cidadãos. Essas normas podem ser encontradas em um documento, o Manual de Redação da Presidência da República.
O que esse Manual procura fazer é trazer para os documentos oficiais os princípios que regem a Administração Pública, contidos no artigo 37 da CRFB/1988. O próprio Manual destaca que “sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda Administração Pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais”.
Ainda na escola, você aprende uma série de regras para entregar seus textos de forma apresentável ao professor – e leva isso ao fim do ensino médio, quando precisa escrever a redação do Enem. Mas quem está na carreira pública ou precisa ter algum tipo de interface com esse ambiente, também precisa se adequar ao estilo próprio de escrita e comunicação, o que é conhecido por redação oficial.
A redação oficial pode ser definida também como a forma de redigir correspondências, processos e documentos atribuídos à Administração Pública.
Os canais para direcionar cada mensagem oficial também carregam suas próprias características. Também chamada de expediente, a comunicação oficial trata dos documentos em si. Já a redação oficial, termo mais comumente encontrado, é o estudo dos documentos oficiais. Ou seja, a redação é o manejo, utilização e interpretação de comunicações oficiais.
A seguir, confira quais são os principais tipos de documentos na Correspondência Oficial.
Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.
Documento assinado por servidor em virtude de seu cargo ou função exercida. A ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas atividades em um período x.
Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei.
Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Quando autenticadas, têm o mesmo valor do documento original.
Também chamada de carta-consulta, é uma das formas de correspondência interna e geralmente diz respeito a determinados orçamentos para a captação de financiamento de projetos.
Essa forma de comunicação escrita tem por objetivo convidar o público-alvo para determinada reunião ou assembleia. Por isso, traz informações-chave, como local, data e finalidade do encontro.
Solução dada por meio de despacho ou sentença para determinada situação.
Sua finalidade é detalhar e especificar a lei, facilitando a sua execução e esclarecendo seus mandamentos.
Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo.
Ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação, publicado por autoridade competente, e divulgado na imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser facilmente acessado por todos. Geralmente comunica novos concursos públicos, intimações e convocações, que exigem ampla divulgação.
Documento no qual servidores subordinados prestam esclarecimentos ou elucidam questões imprecisas sobre determinada situação, a pedido de alguma autoridade.
O objetivo dessa espécie normativa, prevista pela Constituição Federal, é disciplinar uma variedade de ações. Ela tem como características a generalidade e a abstração e só pode ser utilizada pelo Poder Legislativo.
Comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo nível ou de níveis diferentes. O caráter pode ser administrativo ou envolver projetos, ideias e diretrizes a serem adotados em certa instância do serviço público.
Proposta referente a alguma questão levantada durante reunião ou decorrente de algum incidente que tenha acontecido nela. Seu caráter pode ser de simpatia, apelo ou repúdio, por exemplo.
Avaliação feita por órgãos especializados a respeito de situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para a tomada de decisão por órgão competente.
Documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo estabelece normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. Assinada, por exemplo, por presidente, diretor-geral, entre outros.
É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos pareceres, anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação.
Documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público algo que ele acredite que lhe pertença ou que deva usufruir, ou ainda para se defender de determinada prática ou situação que o lese de alguma maneira.
Submetido à autoridade superior, traz um panorama das atividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em exercício no cargo. É geralmente adotado para prestações de conta ou para expor o avanço de determinadas iniciativas planejadas.
É como são feitas as comunicações administrativas entre autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como foco assuntos oficiais.