Para que sua empresa funcione de forma a produzir resultados eficientes, a gestão de tempo se torna fundamental. Por isso hoje, nós vamos indicar como fazer uma gestão do tempo em sua empresa.
Otimizar o tempo em sua empresa, faz com que a produtividade aumente e seja o resultado positivo que você tanto espera. Por isso, juntamos algumas sugestões do que você pode fazer para aplicar diretamente na dinâmica do seu dia a dia.
Planejar é o ponto fundamental para gerir o tempo em sua empresa. Dessa forma, ao criar a rotina de sua empresa, se você não planejar de forma adequada, irá simplesmente repetir ações sem ter claro as razões para que esta repetição aconteça.
Tenha sempre um cronograma de ações a serem realizadas na sua empresa. Este cronograma deixará claro as suas metas e alinhará com os prazos de realização. Você pode utilizar técnicas de metodologia ágil como o Scrum, por exemplo.
O Scrum é um conjunto de ações e estratégias utilizadas com o objetivo de solucionar problemas. O Scrum tem como intenção finalizar um projeto de forma mais rápida, com qualidade, e otimização de recursos humanos e materiais.
Para evitar que sua cabeça enlouqueça ao tentar realizar uma atividade, foque nas outras atividades que precisa fazer. Assim, anote todas as atividades que precisa desenvolver.
Você pode usar um vidro, um quadro branco, um bloco de notas, um post-it, e cada vez que uma atividade vier à mente, anote, e volte a fazer o que você estava fazendo. Na hora certa, você vai resolver aquela pendência também.
O seu fluxo de trabalho pode ser interrompido de diferentes maneiras, seja o celular, um cliente, um colaborador que precisa de você para resolver as suas atividades, ou qualquer outra distração.
Dessa forma, foque no que já está fazendo e, somente se for extremamente necessário, pare e dê atenção à necessidade urgente a ser resolvida.
Veja, muitas vezes você pode delegar tarefas que não necessitam de sua atuação nelas, para outras pessoas. Assim, você somente fará a inspeção das atividades, e conferirá às pessoas certas a responsabilidade dos processos.
Esta atitude, fará com que você consiga perceber, o que pode funcionar sem a sua intervenção, e o que não pode. Além disso, você precisa estar cercado por pessoas confiáveis e que podem ter uma certa responsabilidade sobre as atividades da empresa.
Ofereça recompensa aos seus colaboradores, para privilegiar a produtividade. Assim, construa espaços para descanso dos colaboradores além de oferecer recompensas.
Por exemplo, estipule um tempo para produzir algumas atividades. Assim, deixe o tempo restante para que os colaboradores possam resolver os seus problemas pessoais. Nem sempre as recompensas podem vir de maneira financeira.
O gerenciamento das demandas da empresa, passam por dois tipos de sinalização: a prioridade de urgência (alta, média, baixa) e a dificuldade de realizar (fácil, normal ou difícil).
A partir da sinalização, resolva as questões com prioridades mais urgentes, e vá diminuindo o nível de urgência. No quesito dificuldade de realizar, comece pelas mais fáceis, e elimine várias atividades em pouco tempo.
Com a criação de metas diárias e semanais, você pode resolver as atividades que são mais urgentes de sua atenção primeiro. Para tanto, você precisa otimizar as suas atividades e as dos seus colaboradores.
Assim, faça reuniões rápidas semanais falando o que foi feito na semana anterior e estabeleça as metas para a nova semana.
Por fim, um bom sistema de gestão, pode agregar no quesito gestão do tempo, proporcionando vantagens nos processos e nas questões administrativas. Sabemos que a gestão do tempo depende muito da intervenção humana, mas o uso da tecnologia pode contribuir muito neste processo.
Siga as nossas dicas e otimize o tempo em sua empresa. Você só tem a ganhar! Saber como tudo funciona e a melhor forma de organizar cada passo é fundamental para não se perder no caminho e tomar as rédeas do seu negócio!
Assim, esperamos que as informações apresentadas no post de hoje possam te ajudar nesse momento e, dessa forma, você atinja o merecido sucesso que tanto sonhou!