Inicialmente, cumpre esclarecer que a apreensão tem por finalidade a verificação e constituição de prova material de fraudes, irregularidades e indícios de crime.
Outrossim, a análise e instrução de processos administrativos, nas hipóteses em que o acesso ou a posse do empregador possa prejudicar a apuração das irregularidades ou o objeto seja indício de crime.
Com efeito, a apreensão de documentos, livros, materiais, equipamentos e assemelhados deverá ser realizada pelo Auditor-Fiscal do Trabalho (AFT), mediante Auto de Apreensão e Guarda.
Ademais, possui a finalidade de se verificar a existência de fraudes e irregularidades, no âmbito de competência da inspeção das relações de trabalho e emprego e segurança e saúde do trabalhador.
Consideram-se assemelhados e passíveis de apreensão, quaisquer que sejam o seu conteúdo:
A apreensão pode ser determinada em Ordem de Serviço emitida pela chefia imediata ou por ação imediata do Auditor- Fiscal do Trabalho e deve constar de Auto de Apreensão e Guarda.
Ainda, deve estar de acordo com a IN SIT 89/2011, descrevendo os motivos da apreensão e outras informações julgadas necessárias.
Deverão ser visados e datados todos os documentos apreendidos, salvo os livros oficiais.
O AFT poderá promover o lacre de gavetas, armários e arquivos, bem como de quaisquer volumes que sirvam para a guarda dos objetos, quando não for possível promover a remoção dos objetos ou encerrar o levantamento para apreensão naquela visita fiscal.
Por fim, o Auto de Apreensão e Guarda será emitido em três vias, com a seguinte destinação:
1ª via: processo administrativo;
2ª via: autuado; e
3ª via: AFT autuante.
O Auto de Apreensão e Guarda a ser lavrado pelo Auditor-Fiscal do Trabalho em cada apreensão, que deve conter, no mínimo:
I – nome ou razão social, endereço e nº do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ, do Cadastro de Pessoa Física – CPF ou Cadastro de Específico do INSS – CEI do autuado;
II – local, data e hora da apreensão e lavratura do auto;
III – descrição dos objetos apreendidos, com indicação de suas características aparentes;
V – indicação das irregularidades, motivos ou indícios de irregularidades que ensejaram a apreensão;
V – identificação e assinatura do Auditor-Fiscal do Trabalho autuante;
VI – assinatura e identificação do autuado;
VII – endereço da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, da Gerência Regional do Trabalho e Emprego ou da Agência Regional do Trabalho em que os objetos apreendidos ficarão depositados; e
VIII – informação de que o autuado poderá solicitar, por escrito, cópias dos documentos apreendidos, que serão fornecidos contra recibo.
A primeira via do Auto de Apreensão e Guarda deve ser entregue pelo Auditor-Fiscal do Trabalho à chefia imediata, juntamente com os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos.
Cabe à chefia imediata a responsabilidade pela guarda, proteção e conservação dos materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados que lhe forem entregues, devendo ser lavrado, na ocasião do recebimento, o Termo de Recebimento e Guarda.
O Termo de Recebimento e Guarda será lavrado em três vias que terão a seguinte destinação:
1ª via: para instrução do processo administrativo;
2ª via: para o Auditor-Fiscal do Trabalho que lavrou o Auto de Apreensão e Guarda e entregou os materiais, livros, papéis, arquivos, documentos e assemelhados apreendidos; e
3ª via: para controle da chefia imediata.
Por fim, é facultado ao autuado o recebimento, mediante recibo, de cópia de todo o processo administrativo e dos documentos apreendidos.
Isto desde que a solicite por escrito, devendo a solicitação e o recibo ser anexados ao processo.