Com a entrada do FGTS Digital, as empresas devem revisar todas as rubricas utilizadas em suas folhas de pagamento e fazer as alterações necessárias, principalmente, no que tange às atualizações, destaca o Ministério do Trabalho e Previdência através da divulgação oficial.
Devem verificar também as verbas remuneratórias que são utilizadas apenas como base para FGTS, como nos casos de afastamento acidentário, serviço militar obrigatório, aviso prévio indenizado e primeira parcela de 13º salário, reforça o Ministério do Trabalho e Previdência.
O envio de admissões, alterações cadastrais e contratuais, desligamentos e remunerações – principalmente – terão impacto quase simultâneo na gestão e geração de guias e outros serviços do sistema, informa o Ministério do Trabalho e Previdência.
A cada evento transmitido do trabalhador, haverá a sensibilização no FGTS Digital. O Ministério do Trabalho e Previdência destaca que não será necessário fechar a folha de pagamento (evento S-1299) para que o empregador possa gerar guias de determinada competência (mês). Em dias de grande volume de dados transmitidos, poderá haver um intervalo maior de tempo entre o envio e o processamento interno do FGTS Digital.
O Ministério do Trabalho e Previdência destaca que o empregador deve certificar-se de que todas as remunerações transmitidas já constam na tela. Para simplificar esse processo, principalmente para empresas com elevado número de trabalhadores, quando o empregador enviar o evento de fechamento da folha (S-1299), o FGTS Digital fará uma validação interna para verificar se todas as remunerações recebidas coincidem com o totalizador do FGTS (S-5013).
Após essa verificação, o sistema indicará o status da folha (fechada ou aberta) e o horário em que foi realizada aquela validação, o que será muito importante para o profissional que realiza os envios das informações ao eSocial.
As retificações de remunerações também terão impacto no eSocial, ressalta o Ministério do Trabalho e Previdência. Se o empregador informar uma remuneração com valor errado, ou utilizar rubrica equivocada, poderá fazer a correção no eSocial, que enviará os novos dados para o FGTS Digital.
Caso o empregador já tenha realizado o recolhimento/pagamento da guia, poderá pagar apenas a diferença – se tiver declarado uma remuneração maior que a anterior – ou pedir a restituição/compensação de valores, visto que os cálculos ocorrerão pelo sistema.
Sempre que possível, o FGTS Digital fará a compensação entre valores pagos e retificados numa mesma competência, para evitar que a empresa tenha que fazer um pedido para isso, destaca o Ministério do Trabalho e Previdência. Caso seja necessário um pedido formal do empregador, tudo será feito de forma online e com transparência, sendo uma maneira eficiente de recolhimento do FGTS do trabalhador.