Delegar funções é o primeiro passo para otimizar a sua rotina de trabalho de um modo eficiente e coerente. Assim, é possível focar em tarefas que você tem mais habilidade, dando a chance para outras pessoas – às vezes, mais preparadas que você – poderem concluir determinadas funções que demandam muito tempo.
Porém, não basta “mandar” alguém fazer a atividade. É preciso se organizar de um modo eficiente, sabendo transparecer ao seu colaborador as reais necessidades daquele projeto.
Para lhe ajudar quanto a isso, fizemos este breve guia com diversas sugestões que vão fazer você delegar funções de forma eficiente.
Cada equipe é única e demanda uma dinâmica diferente para funcionar corretamente. Há equipes com pessoas mais extrovertidas, outras com pessoas mais introvertidas, e assim por diante. Por isso, conheça bem a sua equipe, atente-se à dinâmica do grupo e analise profundamente os traços de cada um. Abaixo damos mais detalhes sobre essa forma de delegar funções de maneira eficiente:
Como dito acima, você precisa conhecer bem a sua equipe antes de delegar funções e, entenda por conhecer, saber enxergar o trabalho em equipe e os pontos fortes individuais de cada sujeito.
Isto é, além de analisar a dinâmica do grupo, é preciso reconhecer as habilidades e limitações de cada um dos seus colaboradores. Isso lhe dará pistas quanto ao tipo de função que determinada pessoa poderá executar.
Depois que você conseguiu visualizar melhor o dia a dia da sua equipe, atentando-se aos atributos de cada um, comece a analisar o seu próprio fluxo de trabalho. Veja o que pode estar, de certa forma, “atrapalhando” a sua produtividade e veja até que ponto as suas funções estão coerentes com as suas habilidades e o seu tempo.
À medida que você avalia esses fatores, passa a perceber os possíveis gaps em sua rotina, delegando essas atividades à pessoas mais bem preparadas para tais.
Na hora que você listar as tarefas que serão passadas para outras pessoas, lembre-se de delegar de uma forma clara e eficiente. Para isso, trabalhe a sua comunicação para que as solicitações sejam feitas de modo conciso e assertivo, além de que é fundamental que você determine prazos para as tarefas, a fim de criar um fluxo de trabalho muito mais organizado e efetivo.
Ao término do processo de delegar funções, você deve se manter por perto para avaliar tudo o que vem sendo desenvolvido pela sua equipe. Em outras palavras, jamais deixe com que os seus colaboradores se sintam sozinhos, sem suporte, e esteja atento às necessidades de ajuda e redirecionamentos, por exemplo.
Além disso, o seu feedback e o reconhecimento da equipe devem fazer parte da sua rotina de comunicação dentro da empresa. Apenas considerando todos esses fatores é que a sua tarefa de delegar funções atingirá êxito.