A digitalização de processos consiste na transferência de operações corporativas para o meio virtual, ao remeter documentos físicos ou digitais para a nuvem, uma rede global de servidores indicada para o armazenamento de informações e dados. Dessa maneira, eles ficam acessíveis a qualquer pessoa autorizada.
É necessário ter apenas uma conta na internet, o login e a senha para ter acesso aos arquivos empresariais. Aliás, essa digitalização facilita o trabalho remoto, home office, tão em voga nos dias de hoje. Além disso, os trabalhos da organização podem ser feitos de uma maneira 100% online, facilitando o dia a dia.
Para que a digitalização tenha o efeito esperado, é preciso que ela seja feita seguindo algumas etapas, como o planejamento, a separação de documentos, a utilização do scanner, a conferência qualificada, a indexação dos arquivos e a disponibilização dos mesmos na rede corporativa.
A partir destas ações, a empresa se livra da papelada física, reduzindo seus gastos e aprimorando o fluxo de trabalho da organização. A digitalização de processos e operações está cada vez mais presente nas empresas, o que acabou por modificar a mentalidade não só dos gestores, mas de todos os colaboradores da companhia.
Como os documentos e arquivos são convertidos para o meio virtual, eles acabam por ficar mais seguros, não sofrendo uma degradação com o passar do tempo. Desse modo, aumenta-se a sua vida útil, gerando uma economia de papel. Além disso, há uma melhora na organização, no acesso e na segurança das informações.
Normalmente é utilizado um software específico para a digitalização dos arquivos. As empresas que possuem um grande fluxo de documentos e que precisam geri-los com eficácia são as maiores beneficiadas pelo procedimento. Portanto, é importante que as organizações busquem esta estratégia de atuação.
A transformação dos documentos físicos em digitais pode trazer uma série de facilidades. Podemos destacar a comodidade em acessar e distribuir os documentos, a diminuição do tempo de atividades laborais, redução com os gastos relativos a recuperação de arquivos, histórico dos acessos dos colaboradores, redução com os custos de impressão, economia de espaço físico, e muito mais.
A princípio, é necessário a criação de uma infraestrutura, um espaço físico para que se possa realizar a transferência dos dados e informações físicas, para o meio digital. Para que todos os arquivos e documentos da empresa fiquem na nuvem, é necessário que se invista em servidores, componentes e equipamentos.
O planejamento das ações necessárias para a digitalização de processos é bastante importante. Empresas mais novas podem atuar de uma maneira facilitada. Contudo, organizações mais antigas tendem a ter mais documentos físicos, o que pode trazer uma maior dificuldade e portanto, é preciso criar estratégias de atuação.
analogamente, as empresas de maior porte precisam dividir as informações por setores, importância, tipo de projeto e por datas. em síntese, é importante observar, que nesta etapa, a organização deverá contar com a ajuda de uma equipe de tecnologia da informação (TI), de todos os seus colaboradores, e gestores.
Dessa maneira, é importante seguir um cronograma, reunir todas as informações, eliminar dados e arquivos desnecessários, definir as prioridades, etc. Ou seja, o processo inicial deve ser feito de forma organizada, com o intuito de facilitar a digitalização posterior dos documentos corporativos.
É preciso ter em mente que os profissionais de TI devem ser qualificados para a digitalização dos processos, de modo a oferecer uma segurança e confiabilidade aos procedimentos. A empresa pode terceirizar o serviço, ou contratar profissionais para integrar sua equipe.
A digitalização de processos e operações de uma empresa pode ser benéfica de várias maneiras. Através da transferência de arquivos e documentos para o meio virtual, há uma redução de desperdícios. Ela gera um aumento dos lucros, uma melhora na produtividade dos colaboradores da organização e uma redução de erros e retrabalhos.
Tanto a empresa quanto seus funcionários podem se aproveitar dessa digitalização empresarial. De fato, há uma maior conexão entre a equipe, um acesso facilitado a diversas informações corporativas. Há uma proteção de dados e uma maior agilidade nas tarefas do dia a dia. Enfim, cada vez mais as organizações têm visto a tecnologia como um meio de desenvolver melhor os seus negócios.