Administração do tempo: Como fazê-la de forma saudável e efetiva?

Fazer uma boa administração do tempo é fundamental para garantir uma rotina bem estruturada e produtiva. Assim, conseguimos organizar as tarefas no momento em que elas surgem, não correndo o risco de criarmos “gargalos” na rotina que possam truncar os nossos resultados.

Porém, estabelecer uma boa administração do tempo requer dedicação e estudo, a fim de encontrar o caminho mais promissor para as suas demandas diárias. Para lhe ajudar a criar essa gestão eficiente, elaboramos um passo a passo que pode ser bastante útil para você. Veja a seguir.

Como fazer uma boa administração do tempo?

Antes de se “desesperar” quando surge algo novo, é preciso saber encaixá-lo na sua rotina de forma eficiente. Além disso, é necessário estabelecer um caminho de organização para toda e qualquer atividade que surja ao longo do dia.

Assim, ao seguir o passo a passo abaixo, você conseguirá estabelecer um fluxo de trabalho muito mais positivo e eficiente. Preparado?

1- Surgiu algo novo? Anote e analise rapidamente

Quando alguma nova atividade surgir, você já deve anotá-la e, o quanto antes, analisá-la. É claro que você não deve parar tudo o que está fazendo para analisar a nova demanda, mas sim, assim que possível você deve dar uma atenção à ela. Baseie-se nas seguintes perguntas:

• Dura menos de dois minutos? Se sim, será que você não pode executá-la agora?
• Depende de mais uma pessoa? Anote e entre em contato com a pessoa o quanto antes.
• É denso e possui um prazo a ser seguido? Estabeleça um prazo em sua agenda para finalizar a atividade.
• Precisa ser feita o quanto antes? Se sim, coloque no topo da sua lista de tarefas do dia/semana/mês.

2- Depois de esclarecer a demanda, organize os próximos passos

Quando você esclarecer a urgência, o prazo e as necessidades da nova demanda (se precisa da ajuda de outros ou não), é hora de organizá-la em sua rotina. Por exemplo, se ela for densa e ter um prazo de entrega, já desmembre a atividade ao longo do dias, até a data limite. Separe um bloco de atividade para executar a cada dia, até o prazo estipulado.

• Importante: Ao organizar os próximos passos, você não pode passar por cima do que já estava na sua lista de tarefas. É preciso sempre manejar de acordo com o seu tempo disponível para execução.

3- Comece a executar seguindo um protocolo de administração do tempo

A execução desta e outras tarefas devem seguir um protocolo que facilite a sua administração do tempo. Veja:

• Primeiro as rápidas

Faça primeiro aquelas tarefas que não duram nem dois minutos, no começo do dia. Ou seja, organize as planilhas, responda os e-mails, limpe a sua lixeira, organize alguns arquivos, etc. Assim você já tira um “peso” que as atividades pequenas podem proporcionar a você.

• Depois as que estão em lista

Depois de executar o que é rápido, é hora de seguir a sua lista de prioridades. Monte-a de acordo com a urgência da entrega. Vá executando uma a uma, com o foco no aqui e agora e não com a mente “lá na frente”.

• Siga as que possuem prazo

Nessa lista de prioridades, lembre-se de focar primeiro no que possui um prazo mais apertado. Assim você consegue ir entregando as suas demandas de acordo com as datas estipuladas pelos clientes.

• Analise o que depende de outra pessoa

Por fim, procure analisar quais dessas tarefas, que estão na sua lista do dia, precisam do auxílio de outra pessoa. Se encontrar algo que necessite do acompanhamento de um colega, já comunique-o o quanto antes. Não espere o fim do dia para entrar em contato com a pessoa e delegar a tarefa, isso pode atrapalhar a sua administração do tempo.

Deixe sempre um tempo livre para a margem de erro

Lembre-se que além de seguir as nossas dicas sobre administração do tempo, é preciso sempre deixar alguns minutos “sobrando” ao longo do dia. Assim, caso aconteça um imprevisto, você não correrá o risco de atrasar todas as outras atividades. Organize-se!